Instructivo para las actividades de cierre de ejercicio, anual o intermedio, de la UNGS
Este procedimiento tiene como principal objetivo la gestión del Cierre de Ejercicio Anual o del Cierre de Ejercicio intermedio por cambio de autoridades, de la Universidad Nacional de General Sarmiento, según corresponda, a través del SUDOCU.
(Actualizado: al 13 de febrero de 2023)
Unidad de Auditoría Interna
1) La Unidad de Auditoría Interna (UAI) crea en el SUDOCU el expediente digital. Para ello se debe:
- Ingresar al SUDOCU Gestión.
- Hacer click en “Nuevo documento”.
- Seleccionar contenedor “Expediente Digital”.
- Seleccionar el template correspondiente:
- “Actividades de Cierre de Ejercicio anual - Corte de Documentación y Cierre de Registros - Universidad Nacional de General Sarmiento - (Año)” o
- “Actividades de Cierre de Ejercicio intermedio por cambio de autoridades - Corte de Documentación y Cierre de Registros - Universidad Nacional de General Sarmiento - dd/mm/aaaa”.
- Completar el título con el año/fecha correspondiente.
- Presionar el botón “Crear''.
2) La UAI informa a las Unidades vía correo electrónico sobre las actividades de Cierre de Ejercicio anual o intermedio (fecha y detalle del corte de documentación y cierre de registros, según corresponda).
Unidad Auditada
3) La Unidad Auditada crea un Trámite. Para ello se debe:
- Ingresar al SUDOCU Gestión.
- Hacer click en “Nuevo documento”.
- Seleccionar contenedor “Trámite”.
- Seleccionar el template correspondiente: “Cierre de Ejercicio al dd/mm/aaaa - (Nombre de la Unidad Auditada)”.
- Completar el título con la fecha y el nombre de la Unidad Auditada.
- Presionar el botón “Crear''.
Se recomienda ver el siguiente tutorial: Video Paso 3 del Instructivo - Creación del Trámite
4) La Unidad Auditada crea el documento “Cierre de Ejercicio”. Para ello se debe:
- Hacer click en “Nuevo documento”.
- Seleccionar el documento “Cierre de Ejercicio”.
- Seleccionar el template correspondiente a su Unidad: “Corte de Documentación y Cierre de Registros al dd/mm/aaaa hs:mm”.
- Completar el campo "Título" con fecha en la que se realiza el cierre de ejercicio, indicada por la UAI y hora.
- Presionar el botón “Crear''.
- En el campo “Contenido del documento” completar la información requerida por la UAI, solicitada a través del template.
- Relacionar con otros documentos: En este apartado no se incluye información.
- Personas y entidades vinculadas: En este apartado no se incluye información.
- Adjuntar documentación en PDF o imagen:
- Adjuntar la documentación solicitada por la UAI que no se encuentre disponible en los digestos del Módulo de Publicación y Digesto del SUDOCU.
- Presionar botón “Guardar” documento.
- Este documento “Cierre de Ejercicio” queda disponible en estado borrador en la bandeja "Docs" de la persona usuaria que lo creó. Puede enviarse a las personas usuarias que se considere necesario o usar la opción “Guardar en el área” para realizar un trabajo colaborativo cuando la información requiere el aporte de varias Subunidades.
Se recomienda ver el siguiente tutorial: Video Paso 4 del Instructivo - Cómo crear el documento "Cierre de ejercicio"
5) La Unidad Auditada cierra y envía a firmar el documento “Cierre de Ejercicio”. Para ello se debe:
- Ingresar a la bandeja “Docs”.
- Seleccionar el documento “Cierre de Ejercicio”.
- Hacer click en la herramienta “Cerrar” (tilde).
- Seleccionar en “Método” la opción “Simple”.
- Seleccionar en “Área de archivo” a la Unidad en que se origina el documento.
- Seleccionar la persona firmante:
- Posicionarse en “Seleccione un área”, y buscar el área que seleccionó para archivar el documento. Allí se despliega el listado de personas que tienen habilitada la firma en dicha Unidad.
- Seleccionar al/a la Rector/a o al/a la Vicerrector/a, al/a la Decano/a o al/a la Secretario/a, según corresponda, como responsable de la Unidad Auditada.
- Hacer click en “Enviar para autorizar”.
- Este documento aparecerá en estado cerrado en la bandeja "Docs" de la persona usuaria que lo creó, hasta tanto se firme y se ubique en el archivo correspondiente o sea rechazado y se pueda volver a editar.
6) La autoridad seleccionada en el punto anterior controla el documento “Cierre de Ejercicio”. El control implica revisar que se haya completado el contenido del documento con la información requerida por la UAI.
Para controlar el documento se debe:
- Ingresar a la página principal. Los documentos enviados para la firma aparecerán en la bandeja “Firma” del margen derecho.
- Seleccionar documento. Visualizar y controlar.
7) Si no detecta errores en el documento “Cierre de Ejercicio” deberá firmarlo digitalmente mediante el uso de un dispositivo criptográfico avalado (token). Para ello se debe conectar el token a la computadora y:
- Presionar “Firmar”.
- El documento se descarga automáticamente en la computadora.
- Abrir el documento con el “Firmador SIU”.
- Seleccionar en el menú desplegable “Certificados” la opción del/de la usuario/a firmante y presionar “Firmar”.
- Ingresar la clave del token y presionar “Aceptar''.
- El documento se guarda automáticamente en el archivo de la Unidad seleccionada anteriormente.
8) Si detecta algún error en el documento “Cierre de Ejercicio” deberá rechazarlo para volver a la etapa de edición. Para ello se debe:
- Presionar “Rechazar” (pulgar hacia abajo).
- El documento automáticamente aparece sin la marca “cerrado” (una tilde) en la bandeja de documentos de la persona usuaria que lo creó y puede volver a editarse. Vuelve al punto 4.
9) La Unidad incorpora el documento "Cierre de Ejercicio" firmado en el Trámite creado a tal fin y remite el Trámite a la UAI.
- Para incorporar el documento en el Trámite se debe:
- Ingresar a la bandeja “Expedientes/Trámites”.
- Buscar el Trámite creado.
- Seleccionar Trámite.
- Hacer click en el botón “Modificar”.
- Incorporar el documento “Cierre de Ejercicio” autorizado desde la sección “Documentos tramitados”.
- Presionar el botón “Guardar”.
- Para remitir el Trámite se debe:
- Ingresar a la bandeja “Expedientes/Trámites”.
- Seleccionar el Trámite de referencia.
- Hacer click en “Remitir”.
- Seleccionar área: Unidad de Auditoría Interna.
- Presionar “Remitir”.
Se recomienda ver el siguiente tutorial : Video Paso 9 del instructivo- Cómo incorporar documento "Cierre de ejercicio" al Trámite y remitir Trámite.
Unidad de Auditoría Interna
10) La UAI controla la información concerniente al cierre del ejercicio recibida en el Trámite.
11) Si la información recibida por la UAI es correcta, la UAI crea en el SUDOCU un documento “Memorándum”. Para ello se debe:
- Hacer click en “Nuevo documento”.
- Seleccionar el documento “Memorándum”.
- Completar el título indicando: “Control UAI - Cierre de Ejercicio al dd/mm/aaaa - Nombre de la Unidad Auditada”
- Presionar el botón “Crear''.
- Completar el campo "Contenido" con el siguiente texto: “Durante las tareas posteriores a la fecha de Cierre de Ejercicio al dd/mm/aaaa se constató que la información remitida por esa Unidad se corresponde con la contenida en los registros/documentos existentes a esa fecha”.
- Relacionar con otros documentos: En este apartado no se incluye información.
- Personas y entidades vinculadas: En este apartado no se incluye información.
- Adjuntar documentación en PDF o imagen: En este apartado no se incluye información.
- Presionar el botón “Guardar''.
- Este documento “Memorándum” queda disponible en estado borrador en la bandeja “Docs” de la persona usuaria que lo creó.
12) Finalizada la edición del documento, la UAI cierra y envía a autorizar el documento “Memorándum''. Para ello puede seguir los pasos realizados por la Unidad Auditada en el punto 5 y seleccionar a la persona con firma asignada de la Unidad.
Si el documento “Memorándum'' fue creado por la persona usuaria con firma asignada, la misma puede autorizar el documento. Para ello se debe:
- Seleccionar el documento “Memorándum".
- Presionar “Modificar”.
- Presionar la barra que dice “AUTORIZAR” en color azul que se encuentra en el margen inferior del documento.
13) La persona con firma asignada en la UAI controla el documento “Memorándum''. El control implica revisar que en el documento se deje constancia de que la información recibida es correcta. Para realizar el control del documento, puede seguir los pasos indicados en el punto 6 de este instructivo.
14) Si no detecta errores en el documento "Memorándum", deberá autorizarlo. Para ello se debe:
- Presionar “Autorizar” (pulgar hacia arriba).
- El documento "Memorándum" se guarda automáticamente en el archivo de la Unidad seleccionada anteriormente. Sigue en el punto 16.
15) Si detecta algún error en el documento "Memorándum", deberá rechazarlo para volver a la etapa de edición. Para ello puede seguir los pasos indicados en el punto 8 de este instructivo y luego continuar con el punto 11.
16) La UAI incorpora el documento “Memorándum” en el Trámite creado en el punto 3. Para ello puede seguir los pasos realizados por la Unidad en el punto 9a.
17) La UAI incorpora el Trámite en el Expediente digital creado en el punto 1. Para ello se debe:
- Ingresar a la bandeja “Expedientes/ Trámites''.
- Buscar en dicha bandeja el Expediente correspondiente.
- Seleccionar el Expediente digital.
- Hacer click en la herramienta “Modificar”.
- En la sección “Documentos/ trámites incorporados al expediente digital”, presionar “Agregar a la lista”:
- Buscar e incorporar el Trámite correspondiente.
- Presionar el botón “Guardar”.
18) Si la información recibida por la UAI no es correcta o requiere alguna aclaración o información adicional, la UAI crea en el SUDOCU un documento “Memorándum” indicando en el campo "Título": “Control UAI - Cierre de Ejercicio al dd/mm/aaaa - Nombre de la Unidad” y detallando en el campo "Contenido" del documento el siguiente texto: “Durante las tareas posteriores a la fecha de Cierre de Ejercicio al dd/mm/aaaa se constató que: incluir puntos observados que requieren rectificación, aclaración o información adicional para continuar con el proceso de auditoría”.
- Para crear el documento “Memorándum”, puede seguir los pasos generales indicados en el punto 11, con las particularidades del campo "Título" y "Contenido" detallados en el punto 18.
- Para cerrar y enviar a autorizar el “Memorándum'', puede seguir los pasos indicados en el punto 12 de este instructivo.
- Si el documento “Memorándum'' fue creado por la persona usuaria con firma asignada, puede seguir los pasos indicados en el punto 12.
19) La persona con firma asignada controla el documento “Memorándum''. El control implica revisar que se detallen los datos que la Unidad Auditada debe rectificar para poder avanzar en el proceso de auditoría de la documentación solicitada. Para realizar el control del documento puede seguir los pasos indicados en el punto 6 de este instructivo.
20) Si no detecta errores en el documento "Memorándum", deberá autorizarlo. Para ello puede seguir los pasos indicados en el punto 14.
21) Si detecta algún error en el documento "Memorándum", deberá rechazarlo para volver a la etapa de edición. Para ello puede seguir los pasos indicados en el punto 8 de este instructivo. Vuelve al punto 18.
22) La UAI incorpora el documento “Memorándum” en el Trámite y lo remite a la Unidad Auditada.
- Para incorporar el documento “Memorándum” en el Trámite, puede seguir los pasos realizados por la Unidad en el punto 9a de este instructivo.
- Para remitir el Trámite, puede seguir los pasos realizados por la Unidad en el punto 9b de este instructivo.
Unidad Auditada
23) La Unidad Auditada responde el documento "Memorándum" remitido por la UAI “Control UAI - Cierre de Ejercicio al dd/mm/aaaa - Nombre de la Unidad Auditada” copiando el documento “Cierre de Ejercicio” que necesita rectificar/aclarar o complementar con información adicional. Para ello se debe:
- Ingresar al SUDOCU Gestión.
- Ingresar al Archivo de Documentos y Trámites de la Unidad.
- Seleccionar el documento “Cierre de Ejercicio” a rectificar/aclarar o complementar.
- Hacer click en el botón “Copiar”.
- Ingresar a la bandeja “Docs”.
- Seleccionar el documento “Cierre de Ejercicio” copiado y presionar “Modificar''.
- Eliminar del título la palabra “copia” y agregar al final la palabra “Rectificativa''.
- Presionar el botón “Guardar''.
- En el campo “Contenido del documento”:
- Rectificar la información solicitada por la UAI en caso de corresponder, o bien aclarar o complementar con la información solicitada según corresponda.
- Indicar la cantidad de ítems que se rectificaron, ampliaron y/o corrigieron.
- Relacionar con otros documentos: Se debe relacionar este nuevo documento con el documento “Cierre de Ejercicio” observado por la UAI. En el tipo de relación se debe seleccionar “Rectifica a”.
- Personas y entidades vinculadas: En este apartado no se incluye información.
- Adjuntar documentación en PDF o imagen:
- Adjuntar nuevamente la documentación solicitada por la UAI que no se encuentre disponible en los digestos del Módulo de Publicación y Digesto del SUDOCU. Es importante tener en cuenta si la UAI solicitó rectificar o adicionar archivos a los adjuntos a las fechas de cierre del ejercicio.
- Presionar el botón “Guardar''.
- Este documento “Cierre de Ejercicio” queda disponible en estado borrador en la bandeja "Docs" de la persona usuaria que lo creó. Puede enviarse a las personas usuarias que se considere necesario o usar la opción “Guardar en el área” para realizar un trabajo colaborativo si la información requiere del aporte de varias subunidades.
- El circuito retoma las acciones desde el punto 5.
Se recomienda ver el siguiente tutorial: Video Paso 23 del instructivo- Cómo crear rectificativa del documento "Cierre de ejercicio".
Unidad de Auditoría Interna
24) Como resultado de las tareas de auditoría realizadas, la UAI elabora el Informe de Cierre de Ejercicio según corresponda:
- "Informe de Auditoría Interna sobre los procedimientos de Cierre de Ejercicio fiscal (año) Universidad Nacional de General Sarmiento"
- “Informe de Auditoría Interna sobre los procedimientos de Cierre de Ejercicio Intermedio por Cambio de Autoridades al (dd/mm/año) Universidad Nacional de General Sarmiento"
25) La UAI notifica el Informe a las Unidades según corresponda.
26) La UAI incorpora el Informe en el expediente creado en el punto 1. Para ello se debe:
- Crear, cerrar y enviar a autorizar en el SUDOCU un documento “Memorándum”. Para ello se puede seguir los pasos generales indicados en el punto 11 y 12, siguiendo las particularidades para los siguientes campos:
- Título: Detallar el nombre del Informe.
- Adjuntar documentación en PDF o imagen: Adjuntar el informe en formato PDF.
- La persona con firma asignada en la UAI, controla el documento “Memorándum”, revisando que en el mismo se complete el título del Informe y que se haya adjuntado el archivo PDF correspondiente. Para realizar el control del documento "Memorándum", se puede seguir los pasos indicados en el punto 6 de este instructivo.
- Si no detecta errores en el documento "Memorándum", deberá autorizarlo. Para ello se puede seguir los pasos indicados en el punto 14.
- Si detecta algún error en el documento "Memorándum", deberá rechazarlo para volver a la etapa de edición. Para ello se puede seguir los pasos indicados en el punto 8 de este instructivo. Vuelve al punto de edición del documento dentro del paso 26a.
- Para incorporar el “Memorándum” al expediente digital se debe:
- Ingresar a la bandeja “Expedientes/ Trámites''.
- Buscar en dicha bandeja el expediente correspondiente.
- Seleccionar el expediente.
- Hacer click en la herramienta “Modificar”.
- En la sección “Documentos/ trámites incorporados al expediente digital”, presionar “Agregar a la lista”:
- Buscar e incorporar el documento “Memorándum” autorizado correspondiente.
- Presionar el botón “Guardar”.
Fin del circuito.
Anexo - Diagrama de flujo: Actividades de Cierre de Ejercicio, anual o intermedio. (Hacer click sobre la imagen para ampliar)
