Propuesta de publicación de libro

Instructivo para la elevación de propuesta de publicación de libro al Comité Editorial

(Actualizado al: 21 de diciembre de 2021)

Unidad que eleva la propuesta

1) Crea el “Expediente Digital” en el SUDOCU. Para ello se debe:

• Ingresar a SUDOCU Gestión.
• Hacer click en “Nuevo documento”. 
• Seleccionar contenedor “Expediente Digital”.
• Seleccionar el template correspondiente: “Libro” Autor/a - Título del libro. 
• Completar el título con los datos específicos.
• Presionar "Crear".

2) Crea el documento “Propuesta de Publicación de libro”, para ello se debe:

• Hacer click en “Nuevo documento”. 
• Seleccionar documento “Propuesta de Publicación de libro”.
• Seleccionar el template correspondiente: “Autor/a - Título del libro” (ídem expediente).
• Completar el título con los datos específicos.
• Presionar “Crear documento”
• En el campo “Contenido del documento” completar los datos solicitados:
  • Título propuesto
  • Autor/a/es
  • N° de Resolución
  • Imputación
  • Colección propuesta
  • Soporte solicitado: “Papel” y/o “Digital”
  • Información adicional
• Relacionar con otros documentos: Relacionar con la Resolución del Consejo de Instituto que eleva la propuesta. 
• Personas y entidades vinculadas: Si el/la autor/a trabaja en la Universidad se selecciona y se indica en el tipo de relación: “Autor/a”.
• Adjuntar documentación en PDF o imagen.
  • Adjuntar la Resolución del Consejo de Instituto que eleva la propuesta, en caso que aún no se cuente con el Digesto en SUDOCU.
  • Planilla
  • Materiales
  • Cesión de Derechos
• Presionar "Guardar".
• Este documento queda disponible en estado borrador en la bandeja “Docs” de la persona usuaria que lo creó.

3) Cierra y envía a firmar el Documento SUDOCU “Propuesta de Publicación de libro”, para ello debe:

• Ingresar a la bandeja “Docs”.
• Seleccionar documento “Propuesta de Publicación de libro” correspondiente.
• Hacer click en la herramienta “Cerrar” (tilde).
• Seleccionar en “Método” la opción “Simple”.
• Seleccionar en “Área de archivo” al área que origina el documento.
• Seleccionar la persona firmante:
  • Posicionarse en “Seleccione un área”, y buscar el área que seleccionó para archivar el documento. Allí se despliega el listado de personas que tienen habilitada la firma en dicha Unidad. 
  • Seleccionar a la/ el Decana/o o al/ a la Director/a General de la Dirección General de Coordinación Técnico Administrativa del Instituto o el/la Secretario/a, según corresponda.
• Hacer click en “Enviar para autorizar”.
• Este documento aparecerá en estado cerrado en la bandeja de la persona usuaria que lo creó, hasta tanto se firme  y se ubique en el archivo correspondiente o sea rechazado y se pueda volver a editar. 

4) La persona con firma asignada en la Unidad controla el documento SUDOCU “Propuesta de Publicación de libro”, para ello debe:

• Ingresar a la página principal. Los documentos enviados para la firma aparecerán  en la bandeja “Autorizaciones” del margen derecho.
• Seleccionar documento. Visualizar y controlar.

5) Si no detecta errores en el documento “Propuesta de Publicación de libro” deberá autorizarlo. Para ello se debe:

• Presionar “Autorizar” (pulgar hacia arriba).
• El documento se guarda automáticamente en el archivo de la Unidad seleccionada anteriormente.

6) Si detecta algún error en el documento “Propuesta de Publicación de libro” deberá rechazarlo para volver a la etapa de edición. Para ello se debe:

• Presionar “Rechazar” (pulgar hacia abajo). 
• El documento automáticamente aparece sin la marca “cerrado” (una tilde) en la bandeja de Documentos de la persona usuaria que lo creó y puede volver a editarse.

7) Incorpora el documento “Propuesta de Publicación de Libro” en el expediente digital. Para ello debe:

• Ingresar a la bandeja “Expedientes/Trámites”.
• Buscar el expediente en bandeja “Expedientes/Trámites”.
• Seleccionarlo.
• Hacer click en la herramienta “Modificar”.
• En el apartado “Documentos/Trámites incorporados al expediente”, presionar “Agregar a la lista”:
  • Agregar el documento “Propuesta de Publicación” correspondiente. 
  • Aquellos Institutos que tienen el Digesto en SUDOCU pueden incorporar la Resolución del Consejo de Instituto que eleva la propuesta.
• Guardar.

8) Remite el Expediente a la Dirección de Gestión Editorial, para ello debe:

• Ingresar a la bandeja “Expedientes/Trámites”.
• Seleccionar expediente.
• Presionar “Remitir”.
• Seleccionar área: Dirección de Gestión Editorial.
• Presionar “Remitir”.

Dirección de Gestión Editorial

9) Controla la "Propuesta de publicación de libro" recibida.

10) Si es correcta, prepara el material para presentar al Comité Editorial.

11) Si encuentra algún error o requiere solicitar mayor información:

• Incorpora Nota de observación en el expediente y lo remite a la Unidad que eleva la propuesta.

Unidad que eleva la propuesta

12) Analiza la observación de la Dirección de Gestión Editorial.

13) Si lo solicitado por la Dirección de Gestión Editorial se puede resolver mediante el uso de notas:

• Incorpora nota de observación en el expediente y lo remite a la Dirección de Gestión Editorial.

14) Si debe enviar nuevos adjuntos o la información requiere la firma del/de la agente con firma asignada:

• Crea un Pase con las correcciones solicitadas. Se repiten las acciones desde el punto 3.

Dirección de Gestión Editorial

15) La Dirección de Gestión Editorial comparte los expedientes con las personas usuarias de las Unidades solicitantes para que puedan visualizar los avances en el Circuito de Publicación. Para compartir un expediente se debe:

• Ingresar a la bandeja "Expedientes / Trámites".
• Buscar el expediente en la bandeja "Expedientes / Trámites" .
• Seleccionar el expediente de referencia.
• Seleccionar la herramienta "Compartir".
• En el campo "Compartir con usuario" buscar el nombre de la persona usuaria con quien se compartirá el expediente.
• Seleccionar persona usuaria.
• Presionar "Compartir"
• La persona usuaria con quien se compartió visualiza el expediente desde la bandeja de  "Compartidos"

Anexo - Diagrama de flujo: Elevación de propuesta de publicación de libro. (Hacer click sobre la imagen para ampliar)