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Miércoles 15 de diciembre de 2021

Actas con firma digital: la UNGS es la primera universidad en implementarlas

En el segundo semestre de 2021, se puso en marcha en la UNGS el sistema de actas digitales. Las actas son el registro de calificaciones de las asignaturas dictadas en las universidades que, hasta la implementación de esta nueva modalidad, eran rubricadas de forma presencial por las y los docentes. La UNGS es la primera universidad del sistema nacional en instrumentar esta herramienta. A partir de esta incorporación, las actas son generadas desde el SIU Guaraní (sistema de gestión que registra y administra las actividades académicas de las universidades) y validadas con firma digital mediante el uso de un dispositivo criptográfico avalado (token)  y resguardadas en el Sistema de Información Universitaria (SIU) Guaraní.

El contexto de pandemia y aislamiento social  constituyeron una oportunidad para avanzar con esta iniciativa. La mayoría de los procedimientos de la UNGS se hallaban en papel, algo que constituía una debilidad en distintos órdenes.  Ya antes de la crisis sanitaria, el crecimiento de la oferta formativa y del número de docentes dificultaba el registro de la firma en papel. En una primera instancia, frente al ASPO, se implementó excepcionalmente un registro que se enviaba por mail, pero dicho procedimiento no contemplaba la utilización de métodos de certificación digital para la rubricación de las actas oficiales de los registros académicos de estudiantes, lo que impidió su validación final y resguardo en los libros correspondientes. Por ello, y frente a la extensión de la cuarentena y con la actualización en junio de este año a la versión SIU Guaraní 3.19 que tiene, entre otras funcionalidades, el cierre y certificación de actas de manera digital  se trabajó aceleradamente en el desarrollo de las actas con firma digital.

“Nuestros procedimientos académicos están concatenados. No implicaba solo resolver la situación con las actas, esta incorporación impacta además en las trayectorias de nuestros estudiantes y en la emisión de títulos (algo que también fue de vital importancia para el sistema universitario durante la pandemia). Esto nos aporta mejoras en distintos niveles”,  explica la secretaria Académica de la UNGS Natalia González.

Desde la Secretaría Académica se trabajó en conjunto con las secretarías académicas de los cuatro Institutos de la UNGS, la Dirección de Gestión Académica, a través del Departamento de Estudiantes y Docentes (DEyD - unidad que lleva el registro de las actas), y con las y los docentes, actores fundamentales para la implementación de esta iniciativa.

La firma digital se implementó en el grado, pregrado, posgrado y formación continua, con el objetivo de que esta incorporación tuviera impacto en todos los niveles de formación. Entre las ventajas que ofrece esta herramienta se destaca que la o el docente ya no tiene que acercarse físicamente en un día u horario específico a registrar su firma, ni cerrar actas, sino que puede hacerlo desde su propia computadora.

Realizar las actas a través del SIU Guaraní constituye un resguardo fundamental, ya que estos documentos son preservados por el propio el sistema.  La gestión se realiza a través de UNGS Activa, el  portal de acceso al campus virtual y a servicios e información de la Universidad, que funciona como aplicación de celular o desde cualquier navegador web. El o la docente debe  iniciar sesión (loguearse) en este portal, para poder establecer la firma digital.

Para implementación de esta herramienta se llevaron a cabo webinares, capacitaciones, videos con tutoriales. Una vez implementado, fue esencial el acompañamiento y el asesoramiento permanente tanto desde el área de sistemas (DGSyTI) como del DEyD, a través de un sistema de asistencia via mail y hangout.  Todo este acompañamiento generó una recepción muy positiva en la comunidad docente, que permitió incluso cerrar actas atrasadas. En la finalización de este primer período de puesta en práctica se alcanzaron a cerrar 800 actas, que comprenden a 9000 estudiantes y a 900 docentes.

La experiencia de implementación de actas digitales  en la UNGS fue presentada en el Taller Anual SIU 2021 por la secretaria Académica Natalia González, la directora general de Sistemas y Tecnologías de la Información (SyTI) Analia Barberio e integrantes de sistemas que participaron en el proceso. En esa oportunidad, Barberio sostuvo que la iniciativa “es parte del fuerte compromiso de la UNGS con la transformación digital, que se inició con el desarrollo e implementación del Sistema Único Documental (SUDOCU)” y destacó el rol de las autoridades de la Universidad en la decisión técnica e institucional de avanzar con esta nueva herramienta”.

En el marco del Taller y como balance de la experiencia Guillermo Diorio, coordinador general del SIU, expresó: “las calificaciones de una universidad son la columna vertebral de la institución. Incluso para nosotros que somos especialistas en tecnologías nos parece vertiginoso ir a un esquema totalmente digital,  así que celebramos este valiente y fundamental paso que dio la UNGS.”

En los siguientes links se pueden ver las distintas instancias de presentación y capacitación llevadas adelante para la implementación de esta iniciativa.

Webinar:  ver aquí

Tutorial:  ver aquí 

Taller SIU 2021: ver aquí

 

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