Certificaciones de servicios

Instructivo para el registro y resguardo de las Certificaciones de Servicios en el SUDOCU

(Actualizado al: 30 de marzo de 2023)

Dirección de Administración de Personal

1) La Dirección de Administración de Personal (DAdmPers) crea en el SUDOCU el expediente para el registro de las certificaciones de servicios (ver: "Operaciones básicas"). Datos específicos para la creación del expediente:

• Seleccionar el template “Certificación de servicios - (Unidad)”
• Completar el título con los datos solicitados

2) La DAdmPers remite el expediente a la Unidad correspondiente (ver: "Operaciones básicas").

Unidad Organizativa

3) La Unidad Organizativa (UO) procede a registrar las certificaciones de servicio en el expediente. Para ello, crea el documento “Certificación de Servicios - Nombre de la Unidad” (ver: "Operaciones básicas"). Datos específicos para la creación del documento:

• Seleccionar el documento “Certificación de Servicios - Nombre de la Unidad”.
• Seleccionar template: Mes - Año
• Completar el título con los datos solicitados.
• Archivos adjuntos: adjuntar en formato PDF:
  • Declaración Jurada de Certificación de servicios emitida por Intranet.
  • Formularios de solicitud de licencias y certificados enviados por las/los agentes.
• Si se requiere un trabajo colaborativo con el documento, se puede utilizar la opción de “Guardar en el área”.

4) Finalizada la edición, la UO procede a cerrar y enviar a autorizar el documento “Certificación de Servicios - Nombre de la Unidad” (ver: "Operaciones básicas"). Datos específicos para el cierre del documento:

• Persona firmante: se debe seleccionar a la Autoridad de la Unidad.
  En caso de ser necesario, se puede utilizar el método de firma escalonada para que el documento “Certificación de Servicios - Nombre de la Unidad” sea previamente firmado por la persona responsable de la Unidad (Jefe/a de Departamento, Director/a o Director/a General), siendo obligatorio que la última firma sea de la Autoridad de la Unidad.

5) La Autoridad de la Unidad controla el documento “Certificación de Servicios - Nombre de la Unidad” (ver: "Operaciones básicas"). El control implica revisar que:

• Se hayan completado los datos específicos del título.
• Se hayan adjuntado correctamente la Declaración Jurada de Certificación de servicios emitida por Intranet y los formularios de solicitud de licencias y certificados enviados por las/los agentes.

6) Si no detecta errores en el documento “Certificación de Servicios - Nombre de la Unidad” deberá autorizarlo (ver: "Operaciones básicas"). Continúa en el punto 8.

7) Si detecta algún error en el documento “Certificación de Servicios - Nombre de la Unidad” deberá ) rechazarlo (ver: "Operaciones básicas"). El circuito retoma las acciones desde el punto 3.

8) La UO incorpora el documento "Certificación de Servicios - Nombre de la Unidad" autorizados al expediente y remite a la DAdmPers (ver:"Operaciones básicas").

Una vez autorizado el documento “Certificación de Servicios - Nombre de la Unidad” se resguarda automáticamente en el archivo privado de la Unidad y forma parte de la respectiva carpeta en el Módulo de Publicación y Digesto (MPD), a la que tienen acceso la propia Unidad Organizativa y la Unidad de Auditoría Interna.