Instructivo para la confección de Resoluciones Rectorales de la UNGS en el SUDOCU

Dirección de Protocolización y Digesto

1) La Dirección de Protocolización y Digesto (DPyD) recibe por el SUDOCU el expediente con los antecedentes correspondientes y el Proyecto de Resolución a tramitar.

2) La DPyD crea el documento “Resolución Rectoral” a partir del documento “Proyecto de Resolución” contenido en el expediente, utilizando la herramienta “Copiar”. Para ello debe:

• Ingresar al expediente.
• Buscar y seleccionar el documento “Proyecto de Resolución”.
• Presionar la herramienta “Abrir”.
• Presionar la herramienta “Copiar” que se encuentra en el margen superior izquierdo del documento.
• Se abre una ventana emergente donde se debe elegir el tipo de documento “Resolución Rectoral”. Presionar “Copiar”.
• Ingresar a la bandeja “Docs”.
• Seleccionar el documento “Resolución Rectoral” generado y presionar “Modificar”.
• Sustituir el texto del título e incluir una breve frase que dé cuenta del aspecto resolutivo del documento de manera genérica.
• La numeración del documento “Resolución Rectoral” generado adquiere la configuración y correlatividad propia del tipo de documento “Resolución Rectoral”.
• Visibilidad: la visibilidad del documento es privada por defecto. La misma deberá modificarse de acuerdo al siguiente detalle:
  • Privado: locaciones de obra y servicio
  • Reservado: sumarios y género
  • Público: el resto de las temáticas
• Fecha: Automáticamente se le asignará una fecha, la cual se podrá modificar durante todo el proceso de edición del documento. Esa fecha es denominada “Fecha del documento” y es la que luego se visualiza tanto con la herramienta “Abrir” como en la vista en formato PDF del documento.
• Campo “Contenido del documento”: el documento “Resolución Rectoral” generado replica el contenido del documento original “Proyecto de Resolución”. El mismo se puede editar de ser necesario.
• Relacionar con otros documentos: el documento “Resolución Rectoral” generado no replica las relaciones del documento original.
• Personas y entidades vinculadas: el documento “Resolución Rectoral” generado replica las relaciones de personas del documento original.
• Archivos adjuntos: el documento “Resolución Rectoral” generado copia los archivos adjuntos del documento original.

3) Las personas usuarias de la DPyD podrán remitirse el documento “Resolución Rectoral” en estado borrador, a fin de realizar los ajustes e incorporaciones necesarias. Para ello se debe:

• Ingresar a la bandeja “Docs”.
• Seleccionar el documento “Resolución Rectoral” correspondiente.
• Hacer click en la herramienta “Enviar” (avión).
• En el campo “Usuario” buscar a la persona destinataria.
• Presionar “Enviar”. 

Esta misma herramienta se puede utilizar para remitir el documento en estado borrador a personas usuarias de otras unidades, de las que se requiera su revisión o incorporación de modificaciones al documento.

4) Finalizada la edición del documento, el/la Director/a de la DPyD procede a cerrar y enviar a firmar el documento (ver: "Operaciones básicas"). Datos específicos para el cierre del documento:

• Área de archivo: seleccionar “Dirección de Protocolización y Digesto".
• Persona firmante: buscar y seleccionar al/a la Rector/a.

Rectorado

5) El/La Rector/a controla el documento “Resolución Rectoral” (ver: "Operaciones básicas").

6) Si el/la Rector/a no detecta errores en el documento “Resolución Rectoral” deberá firmarlo mediante el uso de un dispositivo criptográfico avalado (token) (ver: "Operaciones básicas"). Continúa en el punto 8.

Luego de su autorización, si el documento “Resolución Rectoral”, posee visibilidad pública se alojará de manera automática en la bandeja “Documentos Públicos” del Módulo de Gestión y en la carpeta “Resoluciones Rectorales” en el Módulo de Publicación y Digesto (MPD). Si el documento “Resolución Rectoral”, posee visibilidad privada queda disponible en la bandeja de documentos de la Unidad y en la carpeta “Resoluciones Rectorales (públicas y privadas)” en el MPD.

7) Si el/la Rector/a detecta algún error en el documento “Resolución Rectoral” deberá rechazarlo para volver a la etapa de edición (ver: "Operaciones básicas" ). Se retoman las acciones desde el punto 2.

Dirección de Protocolización y Digesto

8) Finalizada la autorización del documento “Resolución Rectoral”, la DPYD procede a su incorporación al expediente digital correspondiente (ver: "Operaciones básicas").