Institucional

SUDOCU - Procedimientos

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Instructivo para la gestión de las compras menores con pago a proveedor o reintegro

(Actualizado al: 16 de mayo de 2022)


Unidad Requirente


1) La Unidad Requirente (UR), con el acuerdo de la autoridad correspondiente, define la compra menor a realizar, solicita a proveedores al menos dos presupuestos y define el método de pago, Pago a proveedor o Reintegro.

2) Para esta gestión se debe utilizar el expediente “Compras menores - Pago/Reintegro - Nombre de la Unidad”. El expediente es anual, es decir, se crea uno por año. Cabe aclarar que el sistema asigna automáticamente en el número del expediente el año correspondiente, por lo cual no es necesario incluir este dato en el título.

En caso de no existir, la UR crea el expediente digital. Para ello se debe:

a) Ingresar al SUDOCU Gestión.
b) Hacer click en “Nuevo documento”.
c) Seleccionar contenedor “Expediente Digital”.
d)Seleccionar el template correspondiente: “Compras menores - Pago/ Reintegro - Nombre de la Unidad”.
Para casos necesarios y de gestiones excepcionales, la Unidad podrá tener, además del expediente “Compras menores - Pago/ Reintegro - Nombre de la Unidad”, otro/s expediente/s diferenciado/s por el  rubro o proyecto, caratulados de la siguiente manera:

Esta excepcionalidad debe ser acordada previamente con la Dirección General Económico Financiera y la Dirección General de Compras y Contrataciones.

e) Completar el título con los datos solicitados.
f) Presionar el botón “Crear”.

3) La UR debe realizar la consulta a la Dirección de Presupuesto (DPto), a fin de corroborar disponibilidad presupuestaria en el código de imputación, y que la DPto pueda realizar el preventivo de los fondos en el Sistema SIU Pilagá.

Para esto se debe crear, cerrar y enviar a autorizar el documento “Consulta presupuestaria”.

a) Para crear el documento “Consulta Presupuestaria” se debe:

b) Finalizada la edición, la UR procede a cerrar y enviar a autorizar el documento “Consulta presupuestaria”. Para ello se debe:

Se recomienda ver el siguiente video tutorial : "Documento Consulta Presupuestaria"

4) La persona con firma asignada en la UR controla el documento “Consulta presupuestaria”. El control implica revisar que en el campo “Contenido del documento” se detalle:

Para controlar el documento se debe:

a) Ingresar a la página principal del SUDOCU. Los documentos enviados para la firma aparecerán en la bandeja “Autorizaciones” del margen derecho.
b) Seleccionar el documento. Visualizar y controlar.

5) Si no detecta errores en el documento “Consulta presupuestaria” deberá autorizarlo. Para ello se debe:

6) Si detecta algún error en el documento “Consulta presupuestaria” deberá rechazarlo. Para ello se debe:

7) La UR incorpora el documento “Consulta presupuestaria” autorizado al expediente y lo remite a la DPto.

a) Para incorporar el documento autorizado al expediente digital se debe:

b) Para remitir el expediente digital se debe:


Dirección de Presupuesto


8) La DPto analiza el documento “Consulta presupuestaria” recibido en el expediente digital y verifica la disponibilidad de fondos en el sistema SIU Pilagá.

9) Si la UR cuenta con los fondos necesarios en el código de imputación presupuestaria informado, la DPto gestiona el Preventivo (NUP) mediante el sistema SIU Pilagá, de acuerdo al circuito de pagos establecido internamente. El expediente se remite a la UR y el circuito continúa en el punto 13.

10) Si la UR no cuenta con los fondos necesarios en el código de imputación presupuestaria informado, la DPto interviene en el expediente digital mediante una nota de observación y remite el expediente a la UR.

a) Para incorporar una nota de observación al expediente digital se debe:

b)Para remitir el expediente se pueden seguir los pasos detallados en el punto 7b.


Unidad Requirente


11) La UR analiza la nota incluida por la DPto en el apartado “Observaciones y seguimientos” del expediente digital, mediante la herramienta “Abrir”. Si lo observado requiere la modificación de la Imputación Presupuestaria, genera un nuevo documento “Consulta presupuestaria”. Repite los pasos desde el punto 3.

12) Si la observación implica un intercambio de información, la UR incorpora una nota en el apartado “Observaciones y seguimientos” del expediente digital y lo remite a la DPto. Para incorporar una Nota al expediente digital puede seguir los pasos indicados en el punto 10a. Se retoman los pasos desde el punto 8.

13) Recibida la confirmación de la disponibilidad presupuestaria, realizada por la DPto en el punto 8, la UR realiza la compra y recibe la factura correspondiente emitida por el proveedor.

14) Al momento de presentar la factura para gestionar el pago al proveedor o solicitar el reintegro a un/a trabajador/a, la UR crea, cierra y envía a autorizar el documento “Pago/Reintegro - Compra menor”.

a) Para crear el documento “Pago/Reintegro - Compra menor” se debe:

  1. Factura B o C de la compra realizada. 
  2. Presupuesto respaldatorio alternativo, de otro proveedor, con fecha menor a 14 días corridos de la fecha de la factura.

b) Finalizada la edición, la UR procede a cerrar y enviar a autorizar el documento “Pago/Reintegro - Compra menor”. Para ello se debe:

  1. Director/a General o Director/a de la UR.
  2. Autoridad que rubrica los gastos o quien tenga su firma delegada. 

Se recomienda ver el siguiente video tutorial : "Documento Pago / Reintegro - Compra menor"

15) Las personas con firma asignada en la UR controlan el documento “Pago/Reintegro- Compra menor”.  El control implica:

Para controlar el documento, se puede seguir los pasos detallados en los puntos 4a y 4b.

16) Si no detectan errores en el documento “Pago/Reintegro - Compra menor”, deberá autorizarlo. Para ello se puede seguir los pasos detallados en el punto 5.

17) Si detectan algún error en el documento “Pago/Reintegro - Compra menor”, deberá rechazarlo. Para ello se puede seguir los pasos detallados en el punto 6. Repite los pasos desde el punto 14a.

Cabe aclarar que al utilizarse el método de firma escalonada, los pasos 15, 16 y 17 primero los realiza el/la Director/a General o Director/a de la UR y luego la Autoridad que rubrica los gastos o quien tenga su firma delegada.

18) La UR incorpora el documento “Pago/Reintegro - Compra menor” en el expediente digital “Compras menores - Pago/ Reintegro - Nombre de la Unidad” y remite el expediente a la Dirección General de Compras y Contrataciones (DGCyC).

a) Para incorporar el documento “Pago/Reintegro - Compra menor” en el expediente digital, se puede seguir los pasos detallados en el punto 7a.

b)Para remitir el expediente a la DGCyC se puede seguir los pasos detallados en el punto 7b.


Dirección General de Compras y Contrataciones


19) La DGCyC controla la información concerniente a la compra realizada contenida en el expediente recibido. El control implica revisar:

Para ello se debe:

20) Si la información proporcionada por la UR es correcta, la DGCyC crea, cierra y envía a autorizar un documento “Nota Interna” para dar curso a la tramitación. 

a) Para crear el documento “Nota Interna” se debe:

b) Finalizada la edición, la DGCyC procede a cerrar y enviar a autorizar el documento “Nota Interna”. Para ello se puede seguir los pasos indicados en el punto 3b.

21) La persona con firma asignada en la DGCyC controla el documento “Nota Interna”. El control implica revisar que conste en el contenido del documento que la tramitación avanza a la Dirección de Presupuesto para la gestión del pago/reintegro de la factura.

Para controlar el documento, se puede seguir los pasos detallados en los puntos 4a y 4b.

22) Si no detecta errores en el documento “Nota Interna” deberá autorizarlo. Para ello se puede seguir los pasos detallados en el punto 5.

23) Si detecta algún error en el documento “Nota Interna” deberá rechazarlo. Para ello se puede seguir los pasos detallados en el punto 6. Vuelve al punto 20.

24) La DGCyC incorpora el documento “Nota Interna” en el expediente digital “Compras menores - Pago/ Reintegro -Nombre de la Unidad” y remite el expediente a la Dirección de Presupuesto.

a) Para incorporar el documento “Nota Interna”  en el expediente digital, se puede seguir los pasos detallados en el punto 7a.

b) Para remitir el expediente a la Dirección de Presupuesto se puede seguir los pasos detallados en el punto 7b. Continúa en el punto 31.

25) Si la información proporcionada por la UR no es correcta, la DGCyC crea, cierra y envía a autorizar un documento “Nota Interna”, para informar a la UR los motivos por los cuales no puede avanzar la gestión del pago/reintegro.  

a) Para crear el documento “Nota Interna”  puede seguir los pasos señalados en el punto 20a, indicando en el campo “Contenido del documento” los motivos por los cuales no puede avanzar la gestión del pago/reintegro de la factura y solicitar las correcciones necesarias para que se pueda gestionar la compra.  

b) Finalizada la edición del documento “Nota Interna” , la DGCyC procede a cerrar y enviar a autorizar. Para ello se puede seguir los pasos indicados en el punto 3b.

26) La persona con firma asignada en la DGCyC controla el documento “Nota Interna”. El control implica revisar los motivos por los cuales la tramitación no avanza a la DPto para la gestión del pago de la factura.

Para controlar el documento, se puede seguir los pasos detallados en los puntos 4a y 4b.

27) Si no detecta errores en el documento “Nota Interna” deberá autorizarlo. Para ello puede seguir los pasos detallados en el punto 5.

28) Si detecta algún error en el documento “Nota Interna” deberá rechazarlo. Para ello se puede seguir los pasos detallados en el punto 6. Vuelve al punto 25.

29) La DGCyC incorpora el documento “Nota Interna”  en el expediente digital “Compras menores - Pago/Reintegro - Nombre de la Unidad” y remite el expediente a la UR.

a) Para incorporar el documento “Nota Interna” en el expediente digital, se puede seguir los pasos detallados en el punto 7a.

b) Para remitir el expediente a la UR se puede seguir los pasos detallados en el punto 7b.


Unidad Requirente


30) En función de lo observado en la Nota Interna por la DGCyC, la UR envía los adjuntos faltantes o la información aclaratoria copiando el documento “Pago/Reintegro - Compra menor” autorizado en el punto 16 y remite el expediente a la DGCyC:

a) Para copiar el documento se debe: 

b) Finalizada la edición, la UR procede a cerrar y enviar a autorizar el documento “Pago/Reintegro - Compra menor”.  El circuito retoma las acciones desde el punto 14b.


Dirección de Presupuesto


31) La DPto ingresa el expediente en el circuito de pago/reintegro. FIN DEL CIRCUITO.

Anexo - Diagrama de flujo: Compras Menores Pago a Proveedor o Reintegro (Hacer click sobre las imágenes para ampliar)

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