Conceptos básicos
El SUDOCU es utilizado por personas usuarias que tienen intervención en distintos circuitos administrativos del sistema de gestión de la UNGS.
El alta se tramita a través de la Secretaría de Planeamiento y Desarrollo Universitario, que es la encargada de asignar permisos y brindar asesoramiento e información para el ingreso al sistema.
En el SUDOCU se utilizan una serie de expresiones que es necesario conocer al momento de operar en el sistema:
Contenedor:
Un contenedor tiene la función de compilar en su interior documentos autorizados. Los Expedientes Papel, Expedientes Digitales o Trámites son contenedores de documentos. Los contenedores se remiten entre áreas, y son necesarios para trasladar documentos autorizados.
Expediente Papel:
Refiere al contenedor digital de documentos autorizados, que ha sido migrado del “Sistema de Mesa de Entradas” y que tiene asociada una carpeta física en soporte papel. Mantiene la numeración de los expedientes físicos.
Expediente Digital:
Refiere al contenedor digital de documentos autorizados. No tiene asociada una carpeta física en soporte papel, ya que su origen es electrónico. Posee una numeración independiente a la del Expediente Papel.
Para conocer más información sobre la edición de expedientes consultar: https://sudocu.dev/docs/formulario-expedientes/
Para conocer más información sobre el ciclo de vida de un expediente consultar https://sudocu.dev/docs/1.1.x/workflow-expedientes/
Trámite:
Refiere al contenedor digital de documentos autorizados. Funcionalmente es similar al expediente, sin embargo no tienen la misma entidad, ya que un trámite puede ser incorporado a un expediente.
Documento:
Objeto digital que contiene información en formato de texto y datos adicionales definidos por los campos de relación y archivos adjuntos. Se puede crear y editar colaborativamente, así como ser incorporado a diferentes contenedores una vez autorizado. Funciona como registro de los diferentes actos y gestiones administrativas.
Para conocer más información sobre la creación de documentos consultar: https://sudocu.dev/docs/1.1.x/formulario-documento/
Para conocer más sobre el ciclo de vida de un documento consultar: https://sudocu.dev/docs/1.1.x/workflow-documentos/
Firma digital:
Se entiende por firma digital al resultado de aplicar a un documento digital un procedimiento matemático que requiere información de exclusivo conocimiento del firmante, encontrándose ésta bajo su absoluto control. (Términos de la Ley N° 25.506)
Herramientas:
Utilidades del sistema que permiten ejecutar una acción, a través de íconos que se visualizan al seleccionar documentos o contenedores. El nombre de cada herramienta está asociado a la acción que permite ejecutar: Modificar, Guardar, Cerrar, Remitir, etc.
Para conocer las herramientas disponibles en el SUDOCU consultar: https://sudocu.dev/docs/1.1.x/herramientas/
Template:
Es una herramienta disponible en la pantalla de edición o formulario del expediente, trámite o documento, que permite completar automáticamente el campo “Título” y “Contenido”. Su uso permite agilizar la edición y unificar criterios con respecto a la información incorporada en los campos mencionados. Los templates se deben configurar previamente mediante el módulo MPC.
Área:
Unidad de trabajo dentro del sistema en la que la persona usuaria realiza gestiones. Se corresponde con la unidad funcional del sistema organizacional de la UNGS en la que se desempeña.
Módulo SUDOCU Gestión:
Es el módulo principal de trabajo del SUDOCU para los perfiles de gestión administrativa. Para conocer más acerca de esta interfaz principal, el área y las diferentes vistas y bandejas de trabajo, consultar https://sudocu.dev/docs/1.1.x/interfaz-principal/