Confección y protocolización de Resoluciones Rectorales

Instructivo para la confección y protocolización de Resoluciones Rectorales de la UNGS, en el marco de la implementación del SUDOCU

(Actualizado al 23 de marzo de 2022)

Unidad Iniciadora

1) La Unidad Iniciadora (UI) crea en el SUDOCU el documento “Pase”. Para ello se debe:

• Ingresar al SUDOCU Gestión.
• Hacer click en “Nuevo documento”.
• Seleccionar el documento “Pase”.
• Completar el título con los datos específicos.
• Presionar el botón “Crear”.
• En el campo “Contenido del documento”: En este apartado se incluye información en caso de ser necesario y no encontrarse en los anexos.
• Relacionar con otros documentos: En este apartado no se incluye información.
• Personas y entidades vinculadas: En este apartado no se incluye información.
• Adjuntar archivos: adjuntar en formato PDF o imagen en el siguiente orden:
  1. Proyecto de resolución.
  2. Anexos a tramitar: si es más de un anexo, numerarlos en el nombre del archivo.
• Presionar el botón “Guardar”.
• Este documento “Pase” queda disponible en estado borrador en la bandeja “Docs” de la persona usuaria que lo creó.

2) Finalizada la edición, la UI cierra y envía a autorizar el documento “Pase”. Para ello se debe: 

• Ingresar a la bandeja “Docs”.
• Seleccionar el documento “Pase”.
• Hacer click en la herramienta “Cerrar” (tilde).
• Seleccionar en “Método” la opción “Simple”.
• Seleccionar en “Área de archivo” a la Unidad en que se origina el documento.
• Seleccionar la persona firmante:
  • Posicionarse en “Seleccione un área”, y buscar el área que se seleccionó para archivar el documento. Allí se despliega el listado de personas que tienen habilitada la firma en dicha Unidad.
  • Seleccionar a la Autoridad de la dependencia.
• Presionar “Enviar para autorizar”.
• Este documento aparecerá en estado cerrado en la bandeja “Docs” de la persona usuaria que lo creó, hasta tanto se firme y se ubique en el archivo correspondiente o sea rechazado y se pueda volver a editar. 

3) La Autoridad de la dependencia controla el documento “Pase”. El control implica revisar que se haya adjuntado la documentación pertinente, indicada en el punto 1.  Para controlar el documento se debe: 

• Ingresar a la página principal. Los documentos enviados para la autorización aparecerán  en la bandeja “Autorizaciones” del margen derecho.
• Seleccionar el documento. Visualizar y controlar. 

4) Si no detecta errores en el documento “Pase” deberá autorizarlo. Para ello se debe:

• Presionar “Autorizar” (pulgar hacia arriba).
• El documento se guarda automáticamente en el archivo de la Unidad seleccionada anteriormente.

5) Si detecta algún error en el documento “Pase” deberá rechazarlo. Para ello se debe:

• Presionar “Rechazar” (pulgar hacia abajo).
• El documento automáticamente aparece sin la marca “cerrado” (una tilde) en la bandeja de documentos de la persona usuaria que lo creó y puede volver a editarse. Repite los pasos desde el punto 1.

6) La UI incorpora el documento “Pase” autorizado por la Autoridad de la dependencia al expediente digital correspondiente y lo remite junto con los antecedentes correspondientes a la Dirección de Protocolización y Digesto (DPYD).

a) Para incorporar el documento autorizado al expediente digital se debe:

• Ingresar a la bandeja “Expedientes/Trámites”.
• Buscar y seleccionar el expediente digital correspondiente.
• Hacer click en la herramienta “Modificar”.
• En el apartado “Documentos/trámites incorporados al expediente”, presionar “Agregar a la lista”:
  • Incorporar el documento “Pase” correspondiente.
• Presionar el botón “Guardar''.

b) Para remitir el expediente digital se debe:

• Ingresar a la bandeja “Expedientes/Trámites”.
• Seleccionar el expediente correspondiente.
• Hacer click en “Remitir”.
• Seleccionar área: Dirección de Protocolización y Digesto.
• Presionar “Remitir”.

7) Asimismo, la UI remitirá en simultáneo por correo electrónico a dpyd@campus.ungs.edu.ar solo el proyecto de resolución en formato editable, sin anexos.

Dirección de Protocolización y Digesto

8) La DPYD realiza la revisión correspondiente sobre los documentos recibidos. Si la DPYD encuentra sugerencias para incorporar al proyecto de resolución, se comunicará mediante un documento “Pase” a la UI, que también usará este tipo de documento para su respuesta. Este documento debe ser autorizado por la Autoridad de la dependencia.

9) Cumplido el control correspondiente, la DPYD procede a crear el documento “Resolución Rectoral” en el SUDOCU. Para ello se debe:

• Hacer click en “Nuevo documento”.
• Seleccionar documento “Resolución Rectoral”.
• En caso de corresponder, seleccionar el template de acuerdo al tipo de tramitación.
• Completar el campo “Título” con los datos específicos. Incluir una breve frase que dé cuenta del aspecto resolutivo del documento de manera genérica. 
• Presionar el botón “Crear''.
• Automáticamente se le asignará una numeración que se podrá modificar durante todo el proceso de edición del documento.
• Visibilidad: la visibilidad del documento es privada por defecto. La misma deberá modificarse de acuerdo al siguiente detalle:
  • Privado: locaciones de obra y servicio
  • Reservado: sumarios y género
  • Público: el resto de las temáticas
• Fecha: Automáticamente se le asignará una fecha, la cual se podrá modificar durante todo el proceso de edición del documento. Esa fecha es denominada “Fecha del documento” y es la que luego se visualiza tanto con la herramienta “Abrir” como en la vista en formato PDF del documento.
• En el campo “Contenido del documento” incluir el texto correspondiente a la resolución con los vistos, considerandos y artículos.
• Relacionar con otros documentos: Seleccionar los documentos relacionados con el tema de la resolución. Indicar el tipo de relación, de lo contrario no dejará grabar el documento y se deshabilita el botón grabar. Se podrá relacionar con documentos públicos y/o documentos privados creados en la unidad.
• Personas y entidades vinculadas: Seleccionar la/las persona/s objeto de la resolución. Indicar el tipo de relación, de lo contrario no dejará grabar el documento y se deshabilita el botón grabar.
• Archivos adjuntos: Adjuntar en formato PDF o imagen aquellos documentos que son anexos de la resolución. 
• Presionar el botón “Guardar''.
• Este documento “Resolución Rectoral” queda disponible en estado borrador en la bandeja “Docs” de la persona usuaria que lo creó. También puede seleccionar la opción “Guardar en el área”.

10) Las personas usuarias de la DPYD podrán remitirse el documento “Resolución Rectoral” en estado borrador, a fin de realizar los ajustes e incorporaciones necesarias. Para ello se debe:

• Ingresar a la bandeja “Docs”.
• Seleccionar el documento “Resolución Rectoral” correspondiente.
• Hacer click en la herramienta “Enviar” (avión).
• En el campo “Usuario” buscar a la persona destinataria.
• Presionar el botón “Enviar”. 

Esta misma herramienta se puede utilizar para remitir el documento en estado borrador a personas usuarias de otras unidades, de las que se requiera su revisión o incorporación de modificaciones al documento.

11) Finalizada la edición del documento, el/la Director/a de la DPYD realiza la revisión final sobre el contenido incluido en el documento “Resolución Rectoral” y procede a incorporar el número de resolución definitivo en el campo “Número”.

Dado que en el expediente queda registro del intercambio y acuerdo con la UI, según el punto 8, no es necesario remitir la versión final de este documento al responsable de la UI para su revisión.

12) Finalizada la revisión y numeración del documento “Resolución Rectoral”, el/la Director/a de la DPYD procede a cerrar y enviar a firmar el documento. Para ello se debe seguir los pasos generales indicados en el punto 2, con las particularidades del caso:

• En “Área de archivo'', seleccionar: Dirección de Protocolización y Digesto.
• En el campo “Seleccione un área”, buscar y seleccionar “Rectorado”.
• Como persona firmante, buscar y seleccionar al/a la Rector/a.

Rectorado

13) El/La Rector/a procede al control del documento “Resolución Rectoral”. Para ello se debe:

• Ingresar a la página principal del SUDOCU. Los documentos enviados para la firma aparecerán  en la bandeja “Autorizaciones” del margen derecho.
• Seleccionar documento. Visualizar y controlar. 

14) Si el/la Rector/a detecta algún error en el documento “Resolución Rectoral” deberá rechazarlo para volver a la etapa de edición. Para ello se debe:

• Presionar “Rechazar” (pulgar hacia abajo).
• El documento automáticamente aparece sin la marca “cerrado” (una tilde) en la bandeja de documentos de la persona usuaria que lo creó y puede volver a editarse. 

15) Si el/la Rector/a no detecta errores en el documento “Resolución Rectoral” deberá firmarlo mediante el uso de un dispositivo criptográfico avalado (token). Para ello se debe conectar el token a la computadora y:

• Presionar “Firmar”.
• El documento se descarga automáticamente en la computadora.
• Abrir el documento con el “Firmador SIU”.
• Seleccionar en el menú desplegable “Certificados” la opción del/de la usuario/a firmante y presionar “Firmar”.
• Ingresar la clave del token y presionar “Aceptar''.

El documento “Resolución Rectoral” queda disponible en el archivo público de la UNGS y en el Digesto correspondiente a la Unidad, desde donde se lo podrá visualizar y relacionar con otros documentos SUDOCU.

Dirección de Protocolización y Digesto

16) Finalizada la autorización del documento “Resolución Rectoral”, la DPYD procede a su incorporación al expediente digital mediante el SUDOCU. Para ello se debe seguir los pasos indicados en el punto 6.