Digitalización de Expedientes Papel y posterior depuración del Archivo (papel) de la UNGS

Instructivo para la digitalización de expedientes papel y posterior depuración del Archivo (papel) de la UNGS, en el marco de la implementación del SUDOCU

(Actualizado al: 21 de diciembre de 2021)

Este proceso tiene como principal objetivo la puesta a disposición en el sistema de la totalidad de los antecedentes de tramitaciones iniciadas en formato papel, mediante su digitalización, certificación mediante firma digital y registro en el SUDOCU, para una posterior desafectación del soporte físico del expediente, tendiendo así a una mayor despapelización en las gestiones administrativas.

Resolución N° 25.044/21

Unidad Iniciadora

1) La Unidad Iniciadora (UI), con el acuerdo de la autoridad correspondiente, selecciona aquellos expedientes papel (soporte físico) que posee en la dependencia para su digitalización.

2) La UI prepara y revisa los expedientes papel (soporte físico) seleccionados en el punto 1. La preparación y revisión implica:

• Controlar que todas las páginas estén correctamente foliadas.
• Corregir errores de correlatividad en el foliado.
• Chequear que no haya fojas sueltas.
• Quitar páginas que no deban ser incorporadas como fojas.
• Quitar post it o señaladores, clips y ganchos metálicos.
• En caso de fojas impresas en hoja borrador, se deberá realizar un doble tachado en la cara posterior.

3) La UI revisa si algunos de los expedientes papel (soporte físico) seleccionados han tenido gestión electrónica e incorporación de documentos mediante el Sistema Único Documental (SUDOCU).

4) En los casos que hayan tenido gestión electrónica, se deberá incorporar en el expediente papel (soporte físico) la “Nota de Cierre de incorporación de fojas de un expediente” y colocarle el número de foja correspondiente. Ver Anexo A.1

5) Finalizada la revisión se deben colocar en cajas rotuladas con:

• Nombre de la UI.
• Número de caja.
• Cantidad de expedientes papel (soporte físico) contenidos en la caja.
• Listado con Nº de expedientes/anexos/cuerpos consignando la cantidad de fojas en cada uno de ellos.
• Fecha de rotulación.

6) En el sistema SUDOCU, la UI debe identificar los expedientes papel contenidos en la caja. Para ello se debe:

1. Ingresar a la bandeja “Expedientes/Trámites”.
2. Buscar el expediente papel correspondiente y seleccionarlo.
3. Hacer click en la herramienta “Modificar”.
4. Hacer click en el campo “Palabra clave”.
5. Tipear “Inicio de digitalización” y presionar Enter.
6. Hacer click en “Guardar”.

7) Finalizada la revisión de los expedientes papel (soporte físico), y señalizados los correspondientes expedientes papel en el sistema SUDOCU, la UI da aviso a la Secretaría de Planeamiento y Desarrollo Universitario (SPyDU) para proceder a su retiro, enviando un correo electrónico a secdeplaneamiento@campus.ungs.edu.ar

Secretaría de Planeamiento y Desarrollo Universitario

8) La SPyDU procede al retiro de las cajas correspondientes y tiene a su cargo el traslado hasta el Centro de Digitalización (Ctro. Dig.) ubicado dentro del campus universitario, que podrá recibir hasta 15 cajas por tanda de digitalización.

Centro de Digitalización

9) El Ctro. Dig.  recibe las cajas y firma una copia del rótulo (incorporando aclaración y fecha), donde constan los números de expedientes papel (soporte físico) que han sido recibidos. A partir de la fecha mencionada, el Ctro. Dig. tendrá 15 días hábiles para finalizar el proceso de digitalización y devolución de las cajas. El Ctro. Dig. es el responsable de devolver los expedientes papel tal cual fueron recibidos, cualquier anomalía debe ser comunicada de manera inmediata a la SPyDU.

10) El Ctro. Dig. procede al desarmado de los expedientes papel (soporte físico) e inicia el escaneo, correspondiendo generar un archivo en formato PDF por cada cuerpo (carpeta). El archivo digital resultante será nombrado con los datos que figuran en la carátula y con el siguiente formato:

• Nº de expediente + Nº Cuerpo + Año de inicio + Unidad

11) El Ctro. Dig. resguarda el archivo digital resultante en una unidad compartida (administrada por la SPyDU), donde creará una carpeta con el mismo número y nombre de la UI con el que ha sido rotulada la caja.

12) El Ctro. Dig. procede al armado de los expedientes papel (soporte físico) escaneados.

13) Finalizado el armado, el Ctro. Dig. da aviso a la SPyDU para proceder a su retiro, enviando un correo electrónico a secdeplaneamiento@campus.ungs.edu.ar

Secretaría de Planeamiento y Desarrollo Universitario

14)  La SPyDU procede al retiro de las cajas correspondientes, firmando una copia del rótulo donde constan los números de expedientes papel (soporte físico) que han sido retirados. Asimismo, tiene a su cargo el traslado hasta la Dirección de Mesa de Entradas y Archivo (DMEyA), que firmará una copia del rótulo donde constan los números de expedientes papel (soporte físico) que recibe. En ambos casos se indicará la fecha.

Dirección de Mesa de Entradas y Archivo

15) La DMEyA solicita vía correo electrónico a la UI correspondiente, la remisión por el SUDOCU de los expedientes papel contenidos en la caja recibida, a fin de poder incorporarles el archivo digital con los antecedentes escaneados.

Unidad Iniciadora

16) Antes de remitir por el SUDOCU los expedientes papel solicitados por correo electrónico por la DMEyA, la UI analiza si, luego de incorporados los antecedentes digitalizados, corresponde su regreso a la UI mediante el SUDOCU, o su resguardo digital en la DMEyA.

17) Si el expediente papel con el contenido digitalizado no debe regresar a la UI por el SUDOCU, deberá indicarlo antes del envío agregando una “Nota de Observación”. Para ello se debe:

1. Ingresar a la bandeja “Expedientes/Trámites”.
2. Buscar el expediente papel correspondiente y seleccionarlo.
3. Hacer click en la herramienta “Modificar”.
4. En la sección “Seguimientos y observaciones” hacer click en “Agregar seguimiento”.
5. Seleccionar en el campo “Tipo” la opción “Observación”.
6. En el campo “Nota” tipear “Cumplida la digitalización, proceder a su archivo definitivo”.
7. Hacer click en “Guardar”.

18) La UI remite por el SUDOCU a la DMEyA los expedientes papel solicitados en el correo electrónico.

Dirección de Mesa de Entradas y Archivo

19) La DMEyA realiza un primer control del expediente papel (soporte físico), a fin de corroborar que se han cumplimentado correctamente los controles realizados por la UI en el punto 2.

20) Si detecta alguna inconsistencia en el expediente papel (soporte físico), la DMEyA elimina el archivo digital en formato PDF asociado, generado por el Ctro. Dig. y almacenado en la unidad compartida.

21) Asimismo, deberá enviar el expediente papel (soporte físico) y por el SUDOCU a la UI, incluyendo una “Nota de Observación” con el detalle de lo detectado, a fin de ser subsanado e iniciar nuevamente el proceso de digitalización. Para ello se debe:

1. Ingresar a la bandeja “Expedientes/Trámites”.
2. Buscar el expediente papel correspondiente y seleccionarlo.
3. Hacer click en la herramienta “Modificar”.
4. En la sección “Seguimientos y observaciones” hacer click en “Agregar seguimiento”.
5. Seleccionar en el campo “Tipo” la opción “Observación”.
6. En el campo “Nota” tipear el detalle de lo detectado.
7. Hacer click en “Guardar”.

22) De no encontrar inconsistencias en el expediente papel (soporte físico), la DMEyA inicia la revisión de los archivos digitales generados por el Ctro. Dig., y realiza un control cotejando archivo digital contra soporte papel. La revisión implica:

• Corroborar que todo el contenido del expediente papel esté digitalizado en el archivo en formato PDF.
• Controlar que las páginas estén en orden con la foliatura correlativa.
• Controlar que no existan páginas en blanco. En caso de existir, se deben eliminar.
• Controlar que la posición y orientación de las páginas sean correctas.
• Controlar que todo el contenido sea legible.

23) Si existen faltantes de fojas digitalizadas o errores de legibilidad, la DMEyA corrobora si son en más de cuarenta (40) fojas.

24) Si existen faltantes de fojas digitalizadas o errores de legibilidad en más de cuarenta (40) fojas, La DMEyA elimina el archivo digital asociado, generado oportunamente por el Ctro. Dig.

25) Asimismo, da aviso a la SPyDU para que ésta proceda al retiro de los expedientes papel (soporte físico), enviando un correo electrónico a secdeplaneamiento@campus.ungs.edu.ar, a fin de iniciar nuevamente el proceso de digitalización, conforme al punto 8.

26) Si existen faltantes de fojas digitalizadas o errores de legibilidad en menos de cuarenta (40) fojas, la DMEyA realiza la corrección, escaneando nuevamente las páginas identificadas y actualizando el archivo digital.

27) Cumplido el control sobre el archivo digital, la DMEyA procede a crear el documento en SUDOCU “Antecedentes del expte. papel”, para la incorporación digital del documento al expediente papel mediante el  SUDOCU. Para ello se debe:

1. Crear un nuevo documento “Antecedentes del expte. papel”.
2. Seleccionar el template correspondiente: “Nº de expediente/ Anexo/ Cuerpo”.
3. Completar el título con los datos específicos.
4. Grabar documento.
5. Contenido: No completar.
6. Relacionar con otros documentos: En este apartado no se incluye información.
7. Personas y entidades vinculadas: En este apartado no se incluye información.
8. Archivos adjuntos: Adjuntar el archivo PDF del expediente digitalizado.
9. Seleccionar el documento como ADJUNTO PRINCIPAL.
10. Grabar documento.
11. Este documento “Antecedentes del expte. papel” queda disponible en estado borrador en la bandeja “Docs” del/de la usuario/a que lo creó.

28) Finalizada la edición del documento “Antecedentes del expte. papel”, se procede a cerrar y enviar a autorizar el documento. Para ello se debe:

1. Ingresar a la bandeja “Docs”.
2. Seleccionar documento “Antecedentes del expte. papel” correspondiente.
3. Hacer click en la herramienta “Cerrar” (tilde).
4. Seleccionar en el campo “Método” la opción “Simple”.
5. Seleccionar en el campo “Área de archivo” la opción “Dirección de Mesa de Entradas y Archivo”.
6. En el campo “Seleccione un área” buscar “Dirección de Mesa de Entradas y Archivo”.
7. Al seleccionarla se despliega el listado de personas autorizantes. Seleccionar al/a la Director/a de Mesa de Entradas y Archivo.
8. Hacer click en “Enviar para autorizar”.
9. El documento aparecerá en estado cerrado en la bandeja “Docs” del/de la usuario/a que lo cerró y envió a autorizar, hasta tanto se autorice y se ubique en el archivo correspondiente o sea rechazado y se pueda volver a editar.

29) El/La Director/a de Mesa de Entradas y Archivo, procede al control del documento “Antecedentes del expte. papel”. Para ello se debe:

• Ingresar a la página principal de SUDOCU. Los documentos enviados para su autorización aparecerán  en la bandeja “Firma” del margen derecho.
• Seleccionar documento. Visualizar y controlar.

30)  Si el/la Director/a de Mesa de Entradas y Archivo detecta algún error en el documento “Antecedentes del expte. papel” deberá rechazarlo para volver a la etapa de edición. Para ello se debe:

• Seleccionar el documento en la bandeja “Firma”.
• Presionar “Rechazar” (pulgar hacia abajo).
• El documento aparece automáticamente sin la marca “cerrado” (una tilde) en la bandeja “Docs” del/de la usuario/a que lo cerró y envió a autorizar para volver a editarlo.

31) Si el/la Director/a de Mesa de Entradas y Archivo no detecta errores en el documento “Antecedentes del expte. papel” deberá autorizarlo insertando su firma digital. Para ello se debe:

• Seleccionar el documento en la bandeja “Firma”.
• Presionar “Firmar”. El documento se guarda automáticamente en el archivo de la DMEyA.

32) Finalizada la autorización del documento “Antecedentes del expte. papel”, se procede a su incorporación al expediente mediante el SUDOCU. Para ello se debe:

1. Ingresar a la bandeja “Expedientes/Trámites”.
2. Buscar el expediente papel correspondiente y seleccionarlo.
3. Hacer click en la herramienta “Modificar”.
4. Borrar del campo “Palabra clave” la etiqueta “Inicio de digitalización” incluida por la UI, y colocar una nueva con el texto “Digitalizado”.
5. Incorporar el documento “Antecedentes del expte. papel” autorizado en la sección “Documentos/Trámites incorporados al Expediente Papel”.
6. Hacer click en “Grabar”.
7. Si es un cuerpo cerrado, proceder al cierre digital del expediente papel para evitar futuras incorporaciones mediante el SUDOCU.

33) La DMEyA procede con la tramitación de la Disposición de Secretaría Legal y Técnica (SLyT), que autorizará la desafectación del expediente papel (soporte físico). En dicha disposición se debe mencionar:

• Número de expediente, cuerpo y anexo
• Carátula de expediente
• Unidad que dio inicio al expediente
• Cantidad de fojas papel
• Resoluciones incluidas en el mismo
• Seleccionado para: Conservación/Destrucción (de conformidad con la Resolución Rectoral que al efecto se dicte).

34) Una vez protocolizada la Disposición de SLyT, la DMEyA la incorpora digitalmente en el expediente papel correspondiente dentro del sistema SUDOCU. Para ello se debe:

1. Ingresar a la bandeja “Expedientes/Trámites”.
2. Buscar el expediente papel correspondiente y seleccionarlo.
3. Hacer click en la herramienta “Modificar”.
4. Incorporar el documento “Disposición Secretaría Legal y Técnica” autorizado correspondiente, desde la sección “Documentos/Trámites incorporados al Expediente Papel”.
5. Hacer click en “Grabar”.

35) La DMEyA procede con el expediente papel (soporte físico) según lo indicado en la Disposición de SLyT. Si fue seleccionado para su conservación, procederá a su resguardo físico en el Archivo de la UNGS. Si fue seleccionado para su destrucción debe:

• Quitar los soportes que contienen al expediente (broche plástico).
• Separar las tapas de las páginas.
• Destruir las páginas y luego las tapas en una máquina trituradora.
• Colocar los desechos en una bolsa.
• Proceder a la entrega del papel de acuerdo a los criterios de donación fijados por la Universidad.

La destrucción se debe realizar mediante instrumentos que no permitan una posterior reconstrucción.

36) De acuerdo a lo indicado por la UI en el punto 16 y 17, la DMEyA debe remitir por SUDOCU a la UI el expediente papel con los antecedentes digitalizados y la disposición que autorizó su desafectación, o proceder a su archivo digital definitivo en sistema.

Anexo - Diagrama de flujo: Procedimiento para la digitalización de expedientes papel y posterior depuración del archivo de la UNGS (Hacer click sobre la imagen para ampliar)