Emisión de Títulos y Certificados Analíticos - Escuela Secundaria

Observaciones sobre el procedimiento de emisión de Títulos y Certificados Analíticos de la Escuela Secundaria de la UNGS, en el marco de la implementación del SUDOCU

(Actualizado al: 21 de diciembre de 2021)

Escuela Secundaria

1) La Escuela Secundaria (ES) inicia el trámite de egreso en el sistema SIU Guaraní.

2) La ES controla los datos personales que figuran en el sistema (apellido, nombre y género, fecha y lugar de nacimiento, localidad, nacionalidad y DNI) contra la documentación del legajo y la orientación del Plan de Estudios que figura en el sistema SIU Guaraní.

3) Si los datos son correctos, la ES valida los datos personales en el circuito de egreso del sistema SIU Guaraní, los cuales no deben modificarse hasta la finalización del circuito. Así mismo, la ES genera en el sistema SIU Guaraní la constancia de trámite para la obtención del título, la imprime y entrega en caso de ser necesario.

Observación sobre el punto 3

• La ES genera mediante el SUDOCU la constancia de trámite para la obtención del título. Para ello se debe:
  1. Ingresar al SUDOCU Gestión.
  2. Hacer click en “Nuevo documento”.
  3. Seleccionar el documento “Constancia de Título en Trámite Escuela Secundaria”.
  4. Seleccionar el template: “Constancia de Título en Trámite Escuela Secundaria Nombre/s y Apellido/s (completo, como consta en DNI)”.
  5. Completar el campo “Título” con los datos específicos. 
  6. Presionar "Crear".
  7. Campo “Contenido del documento”: completar con los datos solicitados por la plantilla: nombres/s y apellido/s, número de DNI del/de la estudiante, y título obtenido. 
  8. Relacionar con otros documentos: en este apartado no se incluye información.
  9. Personas y entidades vinculadas: buscar al/a la estudiante mediante número de documento o apellido. Seleccionar el tipo de relación “Egresado/a”.
  10. Adjuntar documentación en PDF o imagen: no se adjunta documentación.
  11. Presionar "Guardar".
  12. Este documento “Constancia de Título en Trámite Escuela Secundaria” queda disponible en estado borrador en la bandeja “Docs” de la persona usuaria que lo creó.

• Este documento se cierra y se envía para su autorización. Para ello se debe:

1. 1. Ingresar a la bandeja “Docs”
   2. Seleccionar el documento creado.
   3. Hacer click en la herramienta “Cerrar” (ícono tilde).
   4. Seleccionar en “Método”, la opción: Simple.
   5. Seleccionar “Área de archivo”: Escuela Secundaria.
   6. Seleccionar a las personas firmantes:
      1. Posicionarse en “Seleccione un área”, y buscar el área que seleccionó para archivar el documento. Allí se despliega el listado de personas que pueden autorizar en dicha Unidad. Seleccionar a:
      2. Director/a de la Escuela Secundaria.
   7. Hacer click en “Enviar para autorizar”.
   8. Este documento “Constancia de Título en Trámite Escuela Secundaria” aparecerá en estado cerrado en la bandeja de “Docs” de la persona usuaria que lo creó, hasta tanto se firme y se ubique en el archivo correspondiente o sea rechazado y se pueda volver a editar.

• La persona usuaria con firma digital asignada,  controla el documento. Para ello se debe:
  1. Ingresar a la página principal. Los documentos enviados para la firma digital aparecerán  en la bandeja “Firma” del margen derecho.
  2. Seleccionar el documento. Visualizar y controlar que se hayan completado los datos  solicitados tanto en el template como en el contenido del documento y que se haya relacionado con el/la estudiante en el apartado de Personas Relacionadas.

• Si no se detectan errores en el documento “Constancia de Título en Trámite Escuela Secundaria”, deberá firmarlo. Para ello se debe:
  1. Presionar “Firmar”.
  2. El documento se descarga automáticamente en la computadora.
  3. Abrir el documento con el “Firmador SIU”.
  4. Seleccionar en el menú desplegable “Certificados” la opción del/ de la usuario/a firmante y presionar “Firmar”.
  5. Ingresar la clave del token y presionar aceptar.
  6. El documento se guarda automáticamente en el archivo de la Unidad seleccionada anteriormente.

• Si se detecta algún error en el documento “Constancia de Título en Trámite Escuela Secundaria”, deberá rechazarlo para volver a la etapa de edición. Para ello se debe:

• • Presionar “Rechazar” (pulgar hacia abajo).
  • El documento aparece automáticamente sin la marca “cerrado” (una tilde) en la bandeja “Docs” de la persona usuaria  que lo creó, para proceder a su corrección.

• Finalizada la firma del documento “Constancia de Título en Trámite Escuela Secundaria” se puede proceder a su descarga desde el Archivo de Documentos y Trámites del área, a fin de remitir vía correo electrónico al/a la estudiante.

4) Si los datos no son correctos, la ES tramita las correcciones necesarias e incorpora las observaciones en el circuito de egreso del sistema SIU Guaraní.

5) La ES inicia expediente, con la siguiente carátula: “Tramitación de título: Nombre de la carrera - Nombre/s y Apellido/s - DNI (completo, como consta en el Documento).” A su vez, carga el número de expediente en el circuito de egreso del sistema SIU Guaraní.

Observación sobre el punto 5

• La creación del expediente la realiza la ES mediante la creación del Expediente Digital a través del SUDOCU. Para ello se debe:
  1. Hacer click en “Nuevo documento”.
  2. Seleccionar contenedor “Expediente Digital”.
  3. Seleccionar el template correspondiente: “Tramitación de título: Nombre de la carrera - Nombre/s y Apellido/s - DNI (completo, como consta en el Documento).”
  4. Completar el campo “Título” con los datos específicos. 
  5. Hacer click sobre el botón “Crear”.
  6. El expediente creado queda disponible en la bandeja “Expedientes / Trámites” de la Unidad.

• Finalizada la creación del expediente digital, se procede a incorporar el documento “Constancia de Título en Trámite Escuela Secundaria” generado en el punto 3. Para ello se debe:

• 1. Ingresar a la bandeja de “Expedientes/Trámites”.
  2. Buscar el expediente correspondiente a la tramitación del título.
  3. Seleccionarlo.
  4. Hacer click en la herramienta “Modificar”.
  5. Incorporar el documento “Constancia de Título en Trámite Escuela Secundaria” autorizado desde la sección “Documentos / trámites incorporados al Expediente Digital”.
  6. Guardar.

6) La ES incorpora copia del DNI y partida de nacimiento que se encuentran en el legajo del/de la estudiante en el expediente digital. A su vez, registra este paso en el circuito de egreso del sistema SIU Guaraní.

Observación sobre el punto 6 

• Para la incorporación de esta documentación al expediente digital se debe crear mediante el SUDOCU el documento “Solicitud de Título Escuela Secundaria”, que va a permitir incorporar todos los documentos anteriormente señalados. Para ello se debe:

• 1. Hacer click en “Nuevo documento”.
  2. Seleccionar el documento “Solicitud de Título Escuela Secundaria”.
  3. Completar el campo “Título” con el nombre y apellido del/de la estudiante.
  4. Presionar “Crear”.
  5. Campo “Contenido del documento”: completar con un texto que dé cuenta sobre el inicio de tramitación del título correspondiente.
  6. Relacionar con otros documentos: relacionar con el documento “Constancia de Título en Trámite Escuela Secundaria” generado en el punto
  7. Personas y entidades vinculadas: buscar al/a la estudiante mediante número de documento o apellido. Seleccionar el tipo de relación “Egresado/a”.
  8. Adjuntar documentación en PDF o imagen: incluir documentación que se encuentra en el legajo del/de la estudiante:
     • Copia del DNI.
     • Copia de la partida de nacimiento.
  9. Presionar "Guardar".
  10. Este documento “Solicitud de Título Escuela Secundaria” queda disponible en estado borrador en la bandeja “Docs” de la persona usuaria que lo creó, para la incorporación de la documentación restante.

7) La ES solicita el certificado de libre deuda a la Dirección General de  Unidad de Biblioteca y Documentación (DGUByD).

Dirección General de Unidad de Biblioteca y Documentación

8) La DGUByD emite el libre deuda. La ES registra este paso en el circuito de egreso del sistema SIU Guaraní. 

Observación sobre el punto 8 

• El libre deuda emitido por la DGUByD es enviado por correo electrónico a la ES, y allí es incorporado como adjunto al documento “Solicitud de Título Escuela Secundaria” creado en el punto 6.

Escuela Secundaria

9) La ES genera en el circuito de egreso del sistema SIU Guaraní el Certificado Analítico (CA). Lo descarga y guarda digitalmente.

10) La ES controla el CA contra las actas físicas, disposiciones que otorgan las equivalencias / homologaciones y toda aquella documentación respaldatoria (copete, trayectoria académica, promedio, homologaciones/equivalencias si las hubiera, etc.).

11) Si los datos son correctos, la ES valida en el circuito de egreso del sistema SIU Guaraní e incorpora el CA en el expediente.

Observaciones sobre el punto 11 

• El CA se debe incorporar al expediente digital a través del documento “Solicitud de Título Escuela Secundaria” creado en el punto 6. 
• La copia del CA no debe ser inicialada, ya que en este punto se tramita la autorización del documento “Solicitud de Título Escuela Secundaria” por parte del/de la Director/a de la Escuela. De esta manera, estará certificando la incorporación del DNI, Partida de nacimiento, libre deuda y CA.

• Este documento “Solicitud de Título Escuela Secundaria” se cierra y se envía para su autorización. Para enviar a autorizar se debe:
  1. Ingresar a la bandeja “Docs”.
  2. Seleccionar documento “Solicitud de Título Escuela Secundaria”
  3. Hacer click en la herramienta “Cerrar” (Ícono Tilde).
  4. Seleccionar en “Método” la opción “Simple”.
  5. Seleccionar en “Área de archivo”: Escuela Secundaria
  6. Seleccionar la persona firmante:
     • Posicionarse en “Seleccione un área”, y buscar el área seleccionada para archivar el documento. Allí se despliega el listado de personas que tienen habilitada la firma en dicha Unidad. 
     • Seleccionar al/a la Director/a o de la ES
  7. Hacer click en “Enviar para autorizar”.
  8. Este documento aparecerá en estado cerrado en la bandeja “Docs” de la persona usuaria que lo creó, hasta tanto se firme  y se ubique en el archivo correspondiente o sea rechazado y se pueda volver a editar.

• La persona con firma asignada controla el documento. Para ello debe:
  • Ingresar a la página principal. Los documentos enviados para la firma aparecerán en la bandeja “Autorizaciones” del margen derecho.
  • Seleccionar el documento. Visualizar y controlar que se hayan completado el título y el contenido del documento con los datos solicitados, que se haya establecido la relación correspondiente en el apartado Personas relacionadas y que se haya adjuntado la documentación que está en el legajo del/de la estudiante.

• Si no se detectan errores en el documento, deberá autorizarlo. Para ello se debe:
  • Presionar “Autorizar” (pulgar hacia arriba). 
  • El documento se guarda automáticamente en el archivo de la Unidad seleccionada anteriormente.

• Si se detecta algún error en el documento, deberá rechazarlo para volver a la etapa de edición. Para ello se debe:

• • Presionar “Rechazar” (pulgar hacia abajo).
  • El documento automáticamente aparece sin la marca “cerrado” (una tilde) en la bandeja de documentos de la persona usuaria que lo creó y puede volver a editarse.

• Finalizada la autorización del documento, se lo incorpora en el expediente digital. Para ello se debe:

• 1. Ingresar a la bandeja “Expedientes/ Trámites”
  2. Buscar el expediente correspondiente a la tramitación del título.
  3. Seleccionarlo.
  4. Presionar “Modificar''. 
  5. Incorporar desde la sección “Documentos incorporados al Expediente Digital” el documento “Solicitud de Título Escuela Secundaria” autorizado. 
  6. Presionar "Guardar".

12) Si los datos no son correctos, la ES incorpora las observaciones en el circuito de egreso del sistema SIU Guaraní y analiza el tipo de correcciones a efectuar (rectificación de acta, corrección de datos personales, etc.). 

13) Si las correcciones se pueden realizar en el sistema SIU Guaraní, la ES efectúa las correcciones pertinentes. Vuelve al punto 9.

14) Si las correcciones no se pueden realizar en el sistema SIU Guaraní, la ES solicita las modificaciones a la Dirección General de Sistemas y Tecnologías de la Información (DGSyTI).

Observación sobre el punto 14 

• En caso de que se detecten correcciones que deba realizar la DGSyTI, la ES realiza el pedido de modificación de datos mediante un documento "Pase" a través del SUDOCU. Para ello se debe:

• 1. Hacer click en “Nuevo documento”
  2. Seleccionar el documento “Pase”.
  3. Campo “Título”: completar con “Solicitud de corrección de datos en certificado analítico”. 
  4. Presionar “Crear documento”.
  5. Campo “Contenido del documento”: detallar los errores detectados y las necesidades de corrección.
  6. Relacionar con otros documentos: en este apartado no se incluye información.
  7. Personas y entidades vinculadas: en este apartado no se incluye información.
  8. Adjuntar documentación en PDF o imagen: si fuera necesario se puede incorporar el CA con los errores detectados.
  9. Presionar "Guardar".
  10. Este documento queda disponible en estado borrador en la bandeja “Docs” del/de la usuario/a que lo creó, quien deberá proceder a tramitar la autorización por parte de un responsable de la Escuela Secundaria.

• Una vez que el documento fue autorizado, incorporar el "Pase" al expediente digital y remitir a la DGSyTI para que realice las correcciones correspondientes.

Dirección General de Sistemas y Tecnología de la Información

15) La DGSyTI realiza las correcciones. El circuito vuelve al punto 9.

Escuela Secundaria

16) La ES confecciona el proyecto de disposición de Secretaría que autoriza la emisión del Tïtulo y CA y el pase de constancia de control. Gira el expediente a la Dirección de Títulos y Planes  (DTyP) y envía el proyecto de disposición en formato digital.

Observación sobre el punto 16 

• La ES ya no tramita proyecto de disposición, sino que tramita la disposición misma así como su firma. Luego de autorizada, la disposición se incorpora al expediente.

Dirección de Títulos y Planes

17) La DTyP controla la disposición que autoriza la emisión. Si es correcta, envía a la firma.

Observación sobre el punto 17 

• A partir de que es la ES quien emite la disposición, la DTyP controla la disposición ya emitida.

18) Si la disposición no es correcta, la DTyP realiza las correcciones pertinentes.

Observación sobre el punto 18 

• La DTyP genera un documento "Pase" mediante el SUDOCU en el cual debe indicar cuáles son los errores detectados, luego debe autorizar e  incorporar el "Pase" al expediente digital y remitir a la ES para subsanar el error y se vuelva a tramitar la disposición.

19) La Secretaria Académica firma la disposición de autorización de emisión y la protocoliza.

Observación sobre el punto 19

• Esta acción queda subsumida en el punto 16.

Dirección de Títulos y Planes

20) La DTyP registra el número de la disposición de autorización de emisión en el circuito de egreso del sistema SIU Guaraní.

21) La DTyP solicita a la DGSyTI el archivo .txt con los datos de carga para el SIDCEr.

Dirección General de Sistemas y Tecnología de la Información

22) La DGSyTI elabora y envía el archivo .txt a la DTyP.

Dirección de Títulos y Planes

23) La DTyP importa al sistema SIDCEr el archivo brindado por la DGSyTI.

24) La DTyP controla que la carga automática de datos al sistema SIDCEr se realice correctamente.

25) Si la carga automática se realiza de manera correcta, la DTyP envía los datos al Ministerio y registra este paso en el circuito de egreso del sistema SIU Guaraní. 

    Si la carga automática de datos no se realiza de manera correcta, la DTyP solicita a la DGSyTI un nuevo archivo .txt.

Dirección General de Sistemas y Tecnología de la Información

26) La DGSyTI elabora y envía el archivo a la DTyP.

Ministerio de Educación

27) El Ministerio de Educación autoriza la emisión del título y envía las etiquetas a la DTyP. Este paso puede generar demoras, sin embargo se continúa con la prosecución del trámite y luego cuando se reciben las etiquetas se pegan a las planchas del Título y CA.

Dirección de Títulos y Planes

28) La DTyP genera la plantilla del título en el sistema SIU Guaraní. Descarga la plantilla y la guarda digitalmente.

29) La DTyP controla la plantilla del Título.

30) Si la plantilla es correcta, la DTyP valida en el circuito de egreso del sistema SIU Guaraní, e imprime la plancha del CA y la plancha del Título.

31) Si la plantilla no es correcta, la DTyP coordina con la DGSyTI y/o la ES las correcciones y carga las observaciones en el sistema SIU Guaraní.

32) La DTyP controla las planchas impresas y la gestión de la firma de las mismas.

33) Si las planchas impresas y la gestión de la firma son correctas, la DTyP valida en el circuito de egreso del sistema SIU Guaraní y carga en el mismo la fecha de emisión y los números de las planchas.

34) Si las planchas impresas y la gestión de la firma no son correctas, la DTyP confecciona la disposición para anular el uso de la plancha y vuelve al paso 30.

Secretaría Académica

35) Firma la disposición de anulación de la plancha.

Dirección de Títulos y Planes

36) La DTyP protocoliza la disposición de anulación de la plancha y registra el número de la misma en el circuito de egreso del sistema SIU Guaraní.

Observación sobre el punto 36 

• Tener en cuenta que el proceso de protocolización quedará subsumido en los puntos 34 y 35. En este punto se procede a incorporar la disposición al expediente.

37) La DTyP descarga, imprime y coloca las etiquetas enviadas por el Ministerio.

38) La DTyP carga en el SIDCEr las imágenes de las planchas del CA y del Título. 

39) El Ministerio aprueba. La DTyP registra este paso en el circuito de egreso del sistema SIU Guaraní.

40) La DTyP incorpora al expediente copia de las planchas del CA y del Título legalizadas.

Observación sobre el punto 40

• La DTyP genera un documento "Pase" mediante el SUDOCU en el cual debe incorporar las planchas del CA y del Título legalizadas. Luego de autorizar,  incorpora el "Pase" al expediente digital correspondiente a la tramitación del título.

41) La DTyP envía el expediente digital a la ES y registra este paso en el circuito de egreso del sistema SIU Guaraní.

Escuela Secundaria

42) La ES cita al/a la egresado/a al acto de colación.

43) Si el/la egresado/a confirma asistencia, la ES genera e imprime en el circuito de egreso del sistema SIU Guaraní las constancias de emisión y entrega de Título y CA. A su vez, gestiona su firma por la autoridad correspondiente.

44) Si el/la egresado/a no confirma asistencia, la ES coordina con el/la egresado/a la fecha de retiro y mediante memorando firmado por el/la Director/a de la ES, solicita la entrega del CA y Título correspondiente a la DTyP.

Observación sobre el punto 44

• La ES genera un documento "Pase" mediante el SUDOCU, en el cual debe solicitar la entrega del CA y Título, incorporar el "Pase" al expediente digital correspondiente a la tramitación del título y remitir a la DTyP.

45) La ES envía, por memorando firmado por el/la director/a de la Escuela, las constancias de emisión y entrega del Título y CA de los/las estudiantes que asistirán al acto de colación al equipo de Ceremonial y Protocolo.

Ceremonial y Protocolo

46) Recibe el memo y las constancias de entrega y emisión.

47) Gestiona el acto de colación (ver circuito específico). Gestiona por parte del/de la egresado/a y el/la adulto/a a cargo, la firma de las constancias de entrega y emisión.

48) Envía mediante memorando a la ES las constancias de entrega y emisión.

Escuela Secundaria

49) La ES genera e imprime en el circuito de egreso del sistema SIU Guaraní las constancias de emisión y entrega del Título y CA. A su vez, gestiona su firma por la autoridad correspondiente.

50) El día de entrega pactado con el/la egresado/a, personal de la ES lo/la acompaña a la DTyP para retirar el CA y Título. La ES gestiona la firma de la constancia de entrega y emisión por parte del/de la egresado/a y la persona adulta a cargo.

51) La ES controla si la constancia de entrega y emisión está firmada.

52) Si la constancia de entrega y emisión está firmada, la ES registra en el circuito de egreso del sistema SIU Guaraní la fecha de entrega. A su vez, incorpora la constancia de entrega y emisión firmadasen el expediente.

Observación sobre el punto 52

• La ES debe generar un documento "Pase" en el cual debe incorporar la constancia de entrega y emisión firmada e incorporar el "Pase"  al expediente digital.

53) Si la constancia de entrega y emisión no está firmadas, vuelve al punto 42.

54) La ES envía a archivo el expediente de egreso.