Viernes 22 de mayo de 2020

Sistemas y tecnologías: Detrás de escena

Siempre fue un área esencial para la vida de la Universidad, pero desde que se suspendieron las actividades presenciales en la UNGS la Dirección General de Sistemas y Tecnologías de la Información (DGSyTI) se volvió imprescindible tanto para garantizar la continuidad de las tareas formativas como para sostener las múltiples tareas y proyectos que lleva adelante la UNGS, incluido, desde ya, el de autogobernarse. Noticias UNGS conversó con Analía Barberio, titular de un gran equipo que está trabajando muy comprometidamente.

-¿A qué se está dedicando sobre todo la Dirección a tu cargo desde que se suspendieron las actividades presenciales en la UNGS?
-El fin de semana anterior al inicio del aislamiento obligatorio habíamos comenzado a diseñar un plan de contingencia para atender la probabilidad de una inminente cuarentena con suspensión de clases presenciales. En tal sentido, y en tiempo récord, pudimos fortalecer los servidores que soportan la plataforma virtual ampliando cuatro veces sus recursos. También comenzamos la instalación de un servicio que permite a los usuarios acceder a los sistemas de gestión como si estuvieran en la red interna de la Universidad. Haber anticipado la posibilidad de un cambio de situación nos permitió ganar un tiempo muy valioso en ese contexto. El objetivo en una primera instancia fue organizarnos para asegurar la continuidad de los distintos servicios, adecuando la infraestructura con la que contábamos y permitiendo el acceso de los usuarios a los distintos sistemas que se utilizan en la Universidad.

-¿Cómo evolucionaron las demandas?
-En un primer momento fue necesario entender las distintas situaciones a resolver. Se priorizó todo lo que permitiera asegurar la continuidad pedagógica y las tareas de gestión de la Universidad. Con el paso de los días las demandas fueron más específicas, lo que nos permitió comenzar un análisis de los datos de comportamiento de cada uno de los dispositivos, y de esa medición surgieron oportunidades de mejora. Cada nueva herramienta que decidimos poner a disposición requirió un aprendizaje, a veces de varias alternativas para que fuera posible su comparación, evaluación y testeo.

-¿Qué acciones desarrollaron en esos primeros días?
-La urgencia y en consecuencia la prioridad de ese momento, cuando aún había actividad en la Universidad pero se habían suspendido las clases presenciales, fue atender y organizar el servicio de Moodle (sistema para gestionar entornos de enseñanza virtual). Esto implicaba el desafío de dar soporte a más de mil materias activas en el primer semestre de grado, posgrado, formación continua y Escuela Secundaria de la UNGS. Cabe aclarar que estimamos un crecimiento aproximado del 30 por ciento de creación de aulas debido a que ese era el porcentaje de materias que al momento no tenían un aula virtual. Teníamos experiencia en el tema, porque ya habíamos atravesado una situación crítica similar durante la gripe A, aquellas lecciones aprendidas dieron fruto en esta nueva organización. Para eso fue necesario armar un dispositivo ágil de creación de aulas.

-¿Cómo fue el acompañamiento a docentes y estudiantes?
-En el caso de las comisiones numerosas fue necesario habilitar la automatriculación. Para que esto resultara más sencillo para el estudiante se desarrollaron procesos entre los sistemas Guaraní y Moodle que facilitaron la búsqueda del aula. Se desarrollaron gran cantidad de tutoriales y videos para estudiantes y sobre todo para docentes. En ese punto la premisa fue que cada nuevo servicio que lanzaba la DGSyTI estuviera acompañado por un tutorial o un video explicativo, que estaría disponible en la app Activa UNGS. Otro paso que dimos fue comenzar con cruces de información para tratar de establecer qué masa crítica de docentes teníamos sin aula virtual que tal vez pidieran una para sus clases. A partir de aquí comenzamos a pensar y desarrollar formas de llegar a los docentes a través de tutoriales y videos, además de la búsqueda, clasificación y posterior prueba funcional de distintos tipos de software, siempre pensando que se puedan acoplar a Moodle. En el proceso de creación de un aula virtual intervienen el equipo de la DGSyTI, sistemas (Activa UNGS), administradores de la plataforma virtual (tecnologías educativas), redes informáticas (servidores y bases de datos). Luego se comienza con la capacitación, acompañando al docente a estructurar el curso en aspectos relacionados con la configuración en general (clave, formato, acceso de estudiantes, roles, grupos etc.), y con la disposición en particular en cuanto a recursos y actividades que propone el entorno Moodle. En el primer mes de cursada virtual la plataforma tuvo un promedio de 5000 visitas diarias.

-Y en paralelo también había que acompañar las tareas de gestión…
-Sí. Lo primero que hicimos fue instalar un servicio que permitió que los usuarios de los sistemas de gestión pudieran acceder a los sistemas de uso interno. Para ello se instalaron 100 vpn. Estas instalaciones fueron guiadas personalmente por personal de la DGSyTI, en cada caso. De manera estratégica se decidió fortalecer Activa UNGS incorporando más servicios. Entre ellos se mejoró la mensajería, se incorporaron microservicios y se rediseñaron los formularios. También se acompañaron los procesos que debían estar en tiempo y forma, como la liquidación de haberes, becas y el siu guaraní. Se desarrolló un módulo para que los recibos de sueldos, que hasta el momento solo estaban accesibles dentro de la Universidad a través de la intranet, estuvieran disponibles desde Activa UNGS, y se acompañó en el proceso de liquidación del impuesto a las ganancias. Un proyecto muy importante por las exigencias que plantea es la implementación del expediente digital que se está iniciando en estos días. Debido a la emergencia se está realizando de manera artesanal. Se llevaron adelante gestiones con la Secretaría de Planeamiento Universitario para la implementación de distintos circuitos que requería la puesta en marcha urgente del sistema, a fin de dar respuesta a la coyuntura. En tal sentido se realizó la migración del sistema de mesa de entradas recuperando las hojas de ruta de todos los expedientes.

–También hubo desarrollos muy valiosos para las gestiones académicas y de material bibliográfico
-Uno de ellos fue la posibilidad de generar de modo virtual el certificado de alumno regular y el certificado de examen. También se llevaron a cabo en dos oportunidades las evaluaciones de becas “Progresar”. Se finalizó una nueva edición de migración de datos de posgrado de “Guaraní 2” a “Guaraní 3”. Estamos dando soporte en las instancias de defensas de tesis virtuales para los posgrados. También trabajamos en conjunto con la Biblioteca de la Universidad para fortalecer el servicio de e-libro y el acceso seguro desde los hogares a revistas científicas del Ministerio de Ciencia y Tecnología,

–Un anuncio importante fue el acceso a datos móviles gratuitos para los dominios edu.ar, gestionado por el Ministerio de Educación de la Nación y el CIN. ¿Qué intervención tuvieron en esto?
-Para materializar esa iniciativa fue necesario acompañar técnicamente las gestiones que desde Rectorado se estaban realizando hasta obtener las credenciales necesarias. Efectivamente, se habilitó el beneficio para todo lo que estuviera alojado en el dominio ungs.edu.ar. No obstante, el problema era que dentro de la plataforma virtual la mayor parte del material estaba alojado en servidores externos como drive, dropbox y Youtube. Decidimos entonces instalar un servidor que cumpliera idénticas funciones. Así surgió box.ungs.edu.ar. Una vez logrado ese objetivo, notamos que teníamos que buscar alguna alternativa que permitiera realizar videoconferencias dentro de nuestro dominio y sin gastar datos. Así surgió meet.ungs.edu.ar, para reuniones de pocos participantes. El más comprometido y exigente de los proyectos fue el de instalar un servicio para dar clases de manera sincrónica dentro del dominio. Así se instaló big blue botton. Como su complejidad técnica y de hardware requerían armar un nuevo dispositivo de acompañamiento, se afectaron dos personas de la Dirección para acompañar en todo momento a los docentes que dan clases mientras se monitorea el servidor. Se realizaron algunas adaptaciones en Activa UNGS para facilitar el acceso a las clases, como poner en uso un almacén de materiales digitales (Box), aplicaciones de videoconferencias varias (Meet, Zoom, BBB etc.), todas ellas con la importantísima consigna de que no consuman datos, y así intentar zanjar la brecha tecnologíca planteada anteriormente. Actualmente, se ofrece un combo educativo-administrativo compuesto de aula virtual, un dispositivo de almacenamiento digital (nextcloud) donde el tipo de información almacenada varía (presentaciones, imágenes, videos, documentos, etc.) y los elementos de videoconferencia web nombrados anteriormente.

–¿Cómo fue la experiencia para garantizar la sesión virtual del Consejo Superior?
-Se probaron distintos escenarios, con diferentes personas, sumando dispositivos, aprovechando todas las posibilidades que ofrecía cada herramienta evaluada. Se consensuó con el equipo de Asistencia al Consejo Superior la herramienta y la dinámica del uso de la herramienta. Se realizaron infinidad de pruebas con usuarios diversos para minimizar imprevistos durante la sesión. También asistimos a los Consejos de Instituto, y para ello continuamos capacitando, dando soporte y garantizando la transmisión en vivo de las sesiones de cada uno.

-¿Cómo organizaron las vías de comunicación y el trabajo al interior de la Dirección?
-Mantuvimos los canales preexistentes y abrimos canales de chat para las cuentas de sistemas, redes y mantenimiento para asegurar la presencia sincrónica. No queríamos que los usuario, en este contexto, tuvieran que interactuar con máquinas. Así tratamos de minimizar el impacto del cambio abrupto. Se fortaleció el canal de ayuda dentro de la app Activa UNGS, que es una herramienta de servicios, información y comunicación que habíamos desarrollado en 2018, y se dispuso de una guardia ampliada que en los primeros días funcionó 20 horas diarias y luego, hasta hoy, 14. Los equipos que ya estaban conformados siguieron con sus proyectos. Se fueron organizando equipos más pequeños ad hoc para tareas puntuales que requerían una asistencia inmediata con un alto grado de especificidad. Se creó un grupo de comunicación continua entre los referentes de cada tema para asegurar que todos, en todo momento, estuvieran al tanto de lo que iba surgiendo, dado que las consultas y situaciones entraban por cualquier medio. Las iniciativas se consensuaron en este grupo, de donde surgieron los equipos más pequeños encargados de llevarla a cabo. No obstante, esos responsables puntuales resultaron ser la cara visible de un equipo mucho mayor que sostuvo detrás.

–Ustedes llevan una activa participación en los equipos técnicos del sistema universitario: ¿Realizaron acciones en ese marco?
-Acompañamos al Sistema de Información Universitario (SIU) en el proceso de implementación del Sudocu (sistema único documental de gestión de expedientes eletrónicos, desarrollado por la DGSyTI de la UNGS para todo el sistema universitario nacional) tanto en el Consejo Interuniversitario Nacional (CIN) como en varias universidades. Nos encontramos desarrollando, en conjunto con el SIU, un nuevo modelo de firma electrónica. También asistimos al SIU en el proceso de implementación de quórum (desarrollo que hicimos para la sesión de Consejo Superior de la UNGS) para el plenario del CIN. Y tras esa experiencia estamos trabajando con otras universidades, como la UNAJ, la UNC y la UNQ, que están interesadas en usarlo.

-Teletrabajo, clases a distancia, reuniones por Zoom… ¿Qué impacto tiene en el trabajo que ustedes desarrollan esta nueva virtualidad en la que vivimos?
-Por la naturaleza de nuestras funciones, quienes integramos la Dirección nos sentimos cómodos con el teletrabajo. El principal desafío fue mantener empatía con el usuario y acompañar las distintas situaciones que se presentaban. El acompañamiento con una visión “más humana” en una situación de fuerte tecnologización fue una premisa que sostuvimos y sostenemos. Estamos muy atentos a no perder de vista nuestro compromiso con el usuario. En relación con el uso de la tecnología, esta situación exige el máximo de nuestro potencial y nos permite comprobar que los procedimientos y métodos que ya teníamos instrumentados bajo la Norma Internacional ISO 9001 son efectivos en una situación que exige recursos exponencialmente.

-¿A dos meses, qué evaluación haces del trabajo realizado y del funcionamiento como área?
-En estos 60 días pasamos por distintos estadios. Algunas cuestiones entraron en régimen, otras requieren atención diaria y otras empiezan a vislumbrarse como desafíos en el corto plazo. Es una experiencia de un fuerte aprendizaje y lo vivimos con entusiasmo en la medida en que podemos devolverle a la Universidad un poco de todo los que nos da. Requiere de mucho esfuerzo sostenido en el tiempo, pero realmente estamos orgullosos de poder colaborar. Se visibiliza nuestro trabajo y podemos vivenciar el sentido acabado de nuestro servicio. Estamos satisfechos con lo que hemos logrado, somos conscientes de que faltan cosas pero sostenemos el buen humor porque nos resulta un proceso estimulante, algo de vital importancia para la DGSyTI. Pero me animo a decir que el equipo estaba en condiciones de dar respuesta a una situación crítica como la que atravesamos. El compañerismo, el amor a la Universidad y un claro sentido del objetivo de nuestro servicio nos permitieron acompañar las necesidades de los usuarios tratando de facilitar al máximo posible las distintas situaciones. Nos sentimos satisfechos con lo hecho. Aún quedan muchos desafíos: estamos evaluando alternativas para el período de exámenes, laboratorios virtuales y actas digitales, entre otras iniciativas. En un contexto de mucha incertidumbre estamos tratando de anticipar demandas futuras y tratando de reducir al máximo los factores obstaculizadores de la continuidad pedagógica. Estamos tratando de imaginar cómo será la vuelta a la presencialidad, qué tendremos que tener en cuenta desde lo técnico. Seguramente toda esta experiencia afectará el trabajo de la DGSyTI. Deberemos repensarnos, seguramente no será el mismo esquema que teníamos cuando comenzó la pandemia. Mucha gente de la comunidad universitaria que no nos conocía lo está conociendo y en esa mirada nos redescubrimos: es algo muy interesante.

Brenda Liener

El artículo fue publicado en la revista Noticias UNGS.