Instructivo para el registro de Disposiciones de Secretarías del Rectorado en el SUDOCU
Unidad Organizativa
1) La Unidad Organizativa (UO) dependiente de una Secretaría del Rectorado procede a registrar en el SUDOCU las Disposiciones de su Unidad. Para ello, crea el documento “Disposición de (Nombre de la Secretaría)” (ver: ""Operaciones básicas"). Datos específicos para la creación del documento:
- Seleccionar el documento “Disposición de (Nombre de la Secretaría)”.
- En caso de corresponder, seleccionar el template de acuerdo al tipo de tramitación.
- Incluir en el título una breve frase que dé cuenta del aspecto resolutivo del documento de manera genérica o completar los datos solicitados por el template.
- Editar el número de la Disposición, detallando el número de la Disposición en formato papel.
- Editar fecha, detallando la fecha que figura en la Disposición en formato papel.
- Relacionar con otros documentos: seleccionar los documentos relacionados con el tema de la Disposición e indicar el tipo de relación.
- Personas y entidades vinculadas: seleccionar la/las personas objeto de la Disposición e indicar el tipo de relación.
- Adjuntar archivos: adjuntar la Disposición en formato PDF. Seleccionar el archivo y tildar “Hacer principal”.
2) Finalizada la edición del documento, la UO cierra y envía a autorizar el documento “Disposición de (Nombre de la Secretaría)” (ver: "Operaciones básicas"). Datos específicos para el cierre del documento:
- Persona firmante: debido a que la firma holográfica válida para estos documentos se encuentra en el formato papel, y que este procedimiento es de registro, se procede a buscar y seleccionar al/a la Director/a, Director/a General de la o a la Autoridad de la Unidad.
3) La persona usuaria que autoriza en la UO, controla el documento "Disposición de (Nombre de la Secretaría)” (ver: "Operaciones básicas").
4) Si no detecta errores en el documento “Disposición de (Nombre de la Secretaría)” deberá firmarlo mediante el uso de un dispositivo criptográfico avalado (token) (ver: "Operaciones básicas").
Luego de su autorización, el documento “Disposición de (Nombre de la Secretaría)” se alojará de manera automática en la bandeja “Documentos Públicos” del Módulo de Gestión y en la carpeta “Disposiciones (Nombre de la Secretaría)” en el Módulo de Publicación y Digesto (MPD) del SUDOCU.
5) Si detecta algún error en el documento “Disposición de (Nombre de la Secretaría)” deberá rechazarlo para volver a la etapa de edición (ver: "Operaciones básicas"). Se retoman las acciones desde el punto 1.