Instructivo para el registro, resguardo y visualización de las Actas de Defensa Pública de Tesis de carreras de Posgrado a través del SUDOCU
Dirección de Apoyo a la Gestión Académica (DAGA)
1) La DAGA recibe el Acta de Defensa Pública de Tesis de carrera de Posgrado (ADPTP) digitalizada en formato PDF a fin de registrarla en el SUDOCU.
El Acta recibida deberá contemplar alguna de las opciones de firma que se detallan a continuación:
- Si todas las personas integrantes del Jurado han participado de manera presencial, el Acta deberá ser firmada de manera holográfica in situ.
- Si al menos una de las personas integrantes del Jurado ha tenido participación en la defensa de tesis mediada por tecnologías, el Acta deberá indicar el recurso tecnológico sincrónico utilizado que garantizó la comunicación directa y simultánea del jurado y el motivo por el cual se recurre a esta instancia. Asimismo, deberá ser firmada in situ por los miembros que han participado de manera presencial, luego escaneada y enviada por correo electrónico a la persona del Jurado que no ha participado en forma presencial para que esta la imprima, firme de manera holográfica y vuelva a enviarla escaneada.
Para su registro en el SUDOCU, la DAGA crea, cierra y envía a autorizar el documento “ADPT - (nombre de la carrera)”.
a) Para crear el documento “ADPT - (nombre de la carrera)” ver: “Operaciones básicas”. Datos específicos para la creación del documento:
- Seleccionar el documento “ADPT - (nombre de la carrera)”.
- Seleccionar el template “Nombre de el/la tesista y de la tesis”.
- Completar el campo “Título” con el nombre de el/la tesista y de la tesis.
- En caso de ser necesario, editar el número, detallando el número del Acta en formato papel.
Para este documento, no se utilizan los campos: Contenido del documento y Relaciones con otros documentos. - Personas y entidades vinculadas: vincular con el/la tesista.
- Adjuntar archivos: adjuntar el Acta de Defensa Pública de Tesis de Carrera de Posgrado en formato PDF y con firma holográfica de las personas integrantes del jurado y del/de la tesista. Seleccionar el archivo y tildar “adjunto principal”.
b) Finalizada la edición, la DAGA procede a cerrar y enviar a autorizar el documento “ADPT - (nombre de la carrera)” (ver: “Operaciones básicas”). Datos específicos para el cierre del documento:
- Persona firmante: seleccionar al/a la Secretario/a Académico/a del Instituto.
Con la acción de “Cierre'', el documento se numera de manera definitiva, automática y correlativa con numeración de la Unidad organizativa máxima.
2) El/La Secretario/a Académico/a del Instituto controla el documento “ADPT - (nombre de la carrera)” (ver: “Operaciones básicas”). El control implica revisar que el ADPTP contenga las firmas de las personas integrantes del jurado y del/ de la tesista.
3) Si no detecta errores en el documento “ADPT - (nombre de la carrera)”, deberá autorizarlo mediante el uso del dispositivo criptográfico avalado (token). Para ello se debe conectar el token a la computadora y seguir los siguientes pasos:
- Presionar “Firmar”.
- El documento se descarga automáticamente en la computadora.
Abrir el documento con el “Firmador SIU”. - Seleccionar en el menú desplegable “Certificados” la opción de la persona firmante y presionar “Firmar”.
- Ingresar la clave del token y presionar “Aceptar''.
- El documento se guarda automáticamente en el SUDOCU en la bandeja de documentos de la Unidad seleccionada anteriormente.
4) Si detecta algún error en el documento “ADPT - (nombre de la carrera)” deberá rechazarlo para volver a la etapa de edición (ver: “Operaciones básicas”). Retoma las acciones desde el punto 1.
Automáticamente el documento “ADPT - (nombre de la carrera)” se resguarda en la bandeja de documentos de cada DAGA de cada Instituto y forma parte de las carpetas denominadas “ADPT - (nombre de la carrera)” en el Módulo de Publicación y Digesto del SUDOCU (MPD), a las cuales tienen acceso cada DAGA -de acuerdo a las carreras del Instituto-, la Dirección de Posgrado, la Dirección de Títulos y Planes y la Unidad de Auditoría Interna.