Instructivo para la confección de Disposiciones de Secretarías del Rectorado en el SUDOCU
Unidad Organizativa
1) La Unidad Organizativa (UO) dependiente de una Secretaría del Rectorado procede a crear en el SUDOCU las disposiciones de su Unidad. Para ello, crea el documento “Disposición de (Nombre de la Secretaría)” (ver: "Operaciones básicas"). Datos específicos para la creación del documento:
- Seleccionar el documento “Disposición de (Nombre de la Secretaría)”.
- En caso de corresponder, seleccionar el template de acuerdo al tipo de tramitación.
- Incluir en el título una breve frase que dé cuenta del aspecto resolutivo del documento de manera genérica o completar los datos solicitados por el template.
- El documento se numerará con una numeración provisoria mientras esté en estado borrador.
- Campo “Contenido del documento”: incluir el texto correspondiente a la resolución con los vistos, considerandos y articulado.
- Relacionar con otros documentos: seleccionar los documentos relacionados con la Disposición e indicar el tipo de relación
- Personas y entidades vinculadas: seleccionar la/las persona/s objeto de la Disposición e indicar el tipo de relación.
- Archivos adjuntos: adjuntar en formato PDF los anexos de la Disposición.
2) Las personas usuarias de la UO podrán remitirse el documento “Disposición de (Nombre de la Secretaría)” en estado borrador, a fin de realizar los ajustes e incorporaciones necesarias. Para ello se debe:
- Ingresar a la bandeja “Docs”.
- Seleccionar el documento “Disposición de (Nombre de la Secretaría)”.
- Hacer click en la herramienta “Enviar” (avión).
- En el campo “Usuario” buscar a la persona destinataria.
- Presionar el botón “Enviar”.
3) Finalizada la edición del documento, la UO cierra y envía a autorizar el documento “Disposición de (Nombre de la Secretaría)” (ver: "Operaciones básicas"). Datos específicos para el cierre del documento:
- Método: seleccionar la opción “Escalonada”.
- Personas firmantes: buscar y seleccionar en el siguiente orden a:
-
- Director/a o Director/a General de la Unidad.
- Autoridad de la Unidad.
Con la acción de “Cierre'', el documento se numera de manera definitiva, automática y correlativa con numeración de la Secretaría del Rectorado.
4) Las personas usuarias que autorizan, controlan el documento “Disposición de (Nombre de la Secretaría)” (ver: "Operaciones básicas").
5) Si no detectan errores en el documento “Disposición de (Nombre de la Secretaría)” deberán autorizarlo (ver: "Operaciones básicas").
Luego de su autorización, el documento “Disposición de (Nombre de la Secretaría)” se alojará de manera automática en la bandeja “Documentos Públicos” del Módulo de Gestión y en la carpeta “Disposiciones (Nombre de la Secretaría)” en el Módulo de Publicación y Digesto (MPD) del SUDOCU.
6) Si detectan algún error en el documento “Disposición de (Nombre de la Secretaría)” deberán rechazarlo para volver a la etapa de edición (ver: "Operaciones básicas"). Retoman las acciones desde el punto 1.