Instructivo para la confección de las Resoluciones de Asamblea Universitaria y de Consejo Superior en el SUDOCU

Dirección General de Asistencia a la Asamblea y al Consejo Superior

1) La Dirección General de Asistencia a la Asamblea y al Consejo Superior (DGAAyCS) recibe por el SUDOCU el expediente con los antecedentes correspondientes y el Proyecto de Resolución a tramitar.

2) La DGAAyCS crea el documento “Resolución de Asamblea Universitaria” o “Resolución de Consejo Superior” a partir del documento “Proyecto de Resolución” contenido en el expediente, utilizando la herramienta “Copiar”. Para ello debe:

• Ingresar al expediente.
• Buscar y seleccionar el documento “Proyecto de Resolución”.
• Presionar la herramienta “Abrir”.
• Presionar la herramienta “Copiar” que se encuentra en el margen superior izquierdo del documento.
• Se abre una ventana emergente donde se debe elegir el tipo de documento en que se transformará la copia: “Resolución de Asamblea Universitaria” o “Resolución de Consejo Superior”, según corresponda. Presionar “Copiar”.
• Ingresar a la bandeja “Docs”.
• Seleccionar el documento “Resolución de Asamblea Universitaria” o “Resolución de Consejo Superior” generado y presionar “Modificar”.
• Sustituir el texto del título e incluir una breve frase que dé cuenta del aspecto resolutivo del documento de manera genérica.
• La numeración del documento “Resolución de Asamblea Universitaria” o “Resolución de Consejo Superior” generado adquiere la configuración y correlatividad propia del tipo de documento “Resolución de Asamblea Universitaria” o “Resolución de Consejo Superior”, según el caso.
• Fecha: automáticamente se le asignará una fecha, la cual se podrá modificar durante todo el proceso de edición del documento. Esa fecha es denominada “Fecha del documento” y es la que luego se visualiza tanto con la herramienta “Abrir” como en la vista en formato PDF del documento.
• Campo “Contenido del documento”: el documento “Resolución de Asamblea Universitaria” o “Resolución de Consejo Superior” generado replica el contenido del documento original “Proyecto de Resolución”. El mismo se puede editar de ser necesario.
• Relacionar con otros documentos: el documento “Resolución de Asamblea Universitaria” o “Resolución de Consejo Superior” generado no replica las relaciones del documento original.
• Personas y entidades vinculadas: el documento “Resolución de Asamblea Universitaria” o “Resolución de Consejo Superior” generado replica las relaciones de personas del documento original.
• Archivos adjuntos: el documento “Resolución de Asamblea Universitaria” o “Resolución de Consejo Superior” generado copia los archivos adjuntos del documento original.

3) Las personas usuarias de la DGAAyCS podrán remitirse el documento “Resolución de Asamblea Universitaria” o “Resolución de Consejo Superior”, en estado borrador, a fin de realizar los ajustes e incorporaciones necesarias. Para ello se debe:

• Ingresar a la bandeja “Docs”.
• Seleccionar el documento “Resolución de Asamblea Universitaria” o “Resolución de Consejo Superior” correspondiente.
• Hacer click en la herramienta “Enviar” (avión).
• En el campo “Usuario” buscar a la persona destinataria.
• Presionar “Enviar”.

4) Finalizada la edición del documento “Resolución de Asamblea Universitaria” o “Resolución de Consejo Superior”, el/la Director/a General de la DGAAyCS procede a cerrar y enviar a firmar el documento (ver: "Operaciones básicas"). Datos específicos para el cierre del documento:

• Método: seleccionar  la opción “Escalonada”.
• Área de archivo: seleccionar “Dirección General de Asistencia a la Asamblea y al Consejo Superior”. 
• Personas firmantes: buscar y seleccionar en el siguiente orden a: 

1. 1. 1. 1. Secretario/a Legal y Técnico/a.
         2. Rector/a.

Secretaría Legal y Técnica

5) El/La Secretario/a Legal y Técnico/a controla el documento “Resolución de Asamblea Universitaria” o “Resolución de Consejo Superior” (ver: "Operaciones básicas").

6) Si el/la Secretario/a Legal y Técnico/a no detecta errores en el documento “Resolución de Asamblea Universitaria” o “Resolución de Consejo Superior”, deberá autorizarlo mediante el uso de un dispositivo criptográfico avalado (token) (ver: "Operaciones básicas"). Continúa en el punto 8.

7) Si el/la Secretario/a Legal y Técnico/a detecta algún error en el documento “Resolución de Asamblea Universitaria” o “Resolución de Consejo Superior”, deberá rechazarlo para volver a la etapa de edición (ver: "Operaciones básicas"). Se retoman las acciones desde el punto 2.

Rectorado

8) El/La Rector/a controla el documento “Resolución de Asamblea Universitaria” o “Resolución de Consejo Superior” (ver: "Operaciones básicas").

9) Si el/la Rector/a no detecta errores en el documento “Resolución de Asamblea Universitaria” o “Resolución de Consejo Superior”, deberá autorizarlo mediante el uso de un dispositivo criptográfico avalado (token) (ver: "Operaciones básicas"). 

Luego de su autorización, el documento “Resolución de Asamblea Universitaria” o “Resolución de Consejo Superior” se alojará de manera automática en la bandeja “Documentos Públicos” del Módulo de Gestión  y en la carpeta “Resoluciones de la Asamblea Universitaria y del Consejo Superior” en el Módulo de Publicación y Digesto (MPD). 
Continúa en el punto 11.

10) Si el/la Rector/a detecta algún error en el documento “Resolución de Asamblea Universitaria” o “Resolución de Consejo Superior”, deberá rechazarlo para volver a la etapa de edición (ver: Operaciones básicas"). Se retoman las acciones desde el punto 2.

Dirección General de Asistencia a la Asamblea y al Consejo Superior

11) Finalizada la autorización del documento “Resolución de Asamblea Universitaria” o “Resolución de Consejo Superior”, la DGAAyCS procede a su incorporación al expediente digital correspondiente (ver: "Operaciones básicas").